Consejos para elegir copiadoras para sus empresas

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Consejos para elegir copiadoras para sus empresas

La venta de copiadoras en Ciudad de México ha ido en aumento en los últimos años debido al incremento en la creación de pequeñas y medianas empresas para las que este tipo de equipos son imprescindibles para llevar a cabo sus actividades.

Sin embargo, existen una gran variedad de modelos y diseños de fotocopiadoras entre las que pueden elegir, por ello, en esta ocasión, si están pensando en comprar uno de estos equipos para sus negocios, les vamos a dar algunos consejos de cómo elegir el que mejor se adapte a sus necesidades, para ello es necesario que se hagan algunas preguntas para tener clara la información necesaria y tomar la mejor decisión en la compra de acuerdo con sus requerimientos reales.

Lo primero que deben preguntarse es: ¿Qué necesitan realizar con el equipo? Aunque parece una pregunta tonta, no lo es. En la actualidad las copiadoras no solo se utilizan para sacar copias. De acuerdo con el modelo existen muchas otras funciones que les pueden proporcionar, como los equipos multifuncionales que permiten el tener servicios de fax, escáner, conexión inalámbrica a su red interna, impresión, copiara en gran formato, entre otros.

Si bien, estas funciones son muy populares y se suelen incluir en la mayoría de los equipos, cada función extra representa un ligero aumento en el precio, por lo que es importante que hagan un análisis de las necesidades reales de su empresa, con respecto a la conectividad y las nuevas tecnologías, para que entonces valoren que es lo que requerirán que cuente el equipo, para no invertir en una copiadora con múltiples funciones que terminarán por jamás utilizar.

La segunda pregunta que deben hacerse es: ¿Cuál es su volumen de impresión? La mejor forma de ahorrar al momento de en las copiadoras es conocer el volumen aproximado de impresiones, fotocopias y escaneados que realizan en promedio en un periodo de tiempo, por ejemplo, a la semana o al mes. Este dato es de suma importancia, ya que les permitirá ajustar al máximo el tipo de equipo que requieren y el tipo de mantenimiento que va a necesitar.

Puesto que no es lo mismo realizar 1,000 impresiones en una semana, que realizar 10,000 fotocopias en el mismo periodo. Los precios de mantenimiento y los consumibles harán que el costo de cada operación sea diferente y particular para cada tipo de documento. Entre menor sea el volumen de impresiones, menor será la especialización requerida de los equipos; mientras que al manejar grandes volúmenes lo mejor es adquirir equipos especializados diseñados para soportar un gran volumen de trabajo por día sin sobrecalentarse o dañarse tempranamente.

Una tercera pregunta común que hacen los especialistas en venta de copiadoras en Ciudad de México es: ¿Qué tipo de conectividad necesitan? La tecnología en los equipos electrónicos avanza de manera exponencial, por lo que cada vez son más las herramientas de las que pueden disponer y las formas de utilizarlas.

En los últimos años una de las áreas que más ha avanzado en este tipo de equipos es la conectividad, que ha llegado hasta los equipos de impresión y copiado para permitir la impresión remota, tener control inalámbrico de los equipos y monitorearlos incluso, programar la gestión de documentos para adaptarlas a las necesidades de sus negocios, entre otras ventajas y herramientas.

Al elegir equipos de copiado o multifuncionales es posible adquirir accesorios y complementos que faciliten sus actividades laborales, como pueden ser los finalizadores, entre los que destacan los separadores, la grapadora, el plegador, entre otros; los controles de acceso con tarjeta de identificación, para controlar el uso de los equipos; los alimentadores, como el automático, el dúplex o los de papel especial; software de apoyo; entro otros. Es importante hacer la selección correcta según sus hábitos y necesidades futuras de impresión.

También deben tener en cuenta si es que requieren en su organización un sistema de gestión documental. Cada vez es más importante reducir el tiempo en que se realizan las actividades de oficina, como la búsqueda de documentos para el copiado, para estas situaciones, una buena inversión es la elección de un software de gestión documental, tal como DocuWare. Este programa permite clasificar y organizar los documentos que son copiados, impresos y escaneados, además que les permitirá encontrar fácilmente el documento que requieren y realizar un adecuado flujo de trabajo. TEC Electrónica es un distribuidor certificado de DocuWare en México.

Por último, antes de elegir las mejores copiadoras para sus negocios es necesario que tengan en cuenta los costos de mantenimiento; que es uno de los ejes centrales para el adecuado funcionamiento de las unidades de copiado. Puesto que, debido a la naturaleza de su trabajo, este tipo de equipos requiere de mantenimiento cada cierto período de tiempo.

Lo mejor es contratar un servicio de mantenimiento en sitio, como los ofrecidos por TEC al adquirir las fotocopiadoras. Puede parecer en ocasiones un gasto innecesario, pero en realidad, un equipo requiere mantenimiento ya que sufre un desgaste normal en sus piezas y, por ello, en el corto o mediano plazo resultan muy convenientes las pólizas de servicio.

Una vez que tengan la respuesta a estas preguntas y contemplen los consejos que les hemos comentado, podrán dirigirse a una empresa especializada en la venta de copiadoras en Ciudad de México, como TEC Electrónica, en donde contamos con los mejores dispositivos para estas tareas, de una de las marcas más reconocidas a nivel mundial: TOSHIBA. Con el fin de ofrecerles un servicio integral, también disponemos de consumibles para todos nuestros equipos, tales como tóner y tambores, servicio técnico y planes de arrendamiento que le permiten gozar de todos los beneficios de nuestros equipos sin tener que pagar todo su precio en un solo pago y con opción de comprarlos o renovarlos al final del período contratado de arrendamiento. Para conocer los diferentes modelos de copiadoras visiten nuestro catálogo en línea o comuníquense con nosotros vía telefónica o por correo electrónico.

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