Docuware: Software de gestión de contenido empresarial (Parte II)

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Docuware: Software de gestión de contenido empresarial (Parte II)

En la primera parte de este artículo hablamos de las características generales de DocuWare, uno de los softwares más avanzados para la gestión documental que se integra perfectamente a los equipos multifuncionales para hacer más sencillas las tareas de administración de documentos en entornos empresariales.

Describimos el principio básico que utiliza DocuWare para la importación de documentos, los archivadores que usa, la gestión de registros y los derechos de acceso personalizados que permite crear este software. En esta ocasión hablaremos de sus funciones para la importación de documentos en papel, de la gestión de diferentes versiones del mismo documento y de la administración central de usuarios y archivadores de este software desarrollado especialmente para la gestión de contenido empresarial profesional.

La importación de todo tipo de documentos en papel a DocuWare para facilitar su gestión se puede hacer desde cualquier tipo de escáner. Ya sean informes, facturas, cartas, dibujos, notas, manuscritos u otra clase de documentos, DocuWare puede encargarse de procesar su escaneo a través de funciones de control que pueden operar desde equipos de estación de trabajos sencillos hasta escáneres de alto rendimiento, al igual que con escáneres de red y multifuncionales, esto sin la necesidad de utilizar un software adicional.

Cuando el equipo que se utilice para el escaneo de documentos en papel se haya integrado directamente con el sistema de DocuWare se procede a digitalizarlos y posteriormente se guardan en las bandejas del software para  procesarlos más tarde, o bien, para guardarlos en los archivadores.

Cabe destacar que DocuWare cuenta con un módulo adicional que permite extraer información directamente de los documentos digitalizados mediante el reconocimiento de texto, conocido como “OCR”, o mediante código de barras directamente durante el proceso de escaneo. Una vez que se haya realizado la extracción, se utiliza la información recabada para categorizar los documentos, indexarlos y archivarlos automáticamente en los archivadores del software.

Si bien es posible acceder a una vista previa de los documentos ya sea para consultar su contenido o como paso previo a una tarea de impresión, DocuWare importa los archivos digitalizados en el formato original que haya elegido el usuario y el visor que integra no realiza ningún tipo de cambio en el archivo.

Ahora que hemos hablado de las tareas de impresión, este software de gestión cuenta con la función DocuWare Printer que genera una réplica de los documentos que se hayan enviado a imprimir desde cualquier aplicación y la guarda en el archivador de DocuWare mientras se hace la impresión del documento.

En cuanto a la gestión de versiones, todos los documentos archivados en DocuWare se pueden editar en el programa con el que se hayan creado, si es que se han guardado con su formato original. Esta edición puede hacerse directamente desde el archivador del software o bien, después de extraer el documento, dependiendo de la configuración del perfil de usuario que se esté utilizando.

DocuWare, al realizar la extracción del documento lo bloquea para impedir que otros usuarios lo editen y en el momento en que se guardan los cambios en el archivador se crea una versión nueva del documento. La conservación de las versiones previas de los documentos se hace para fines de auditoría y para dar seguimiento a las ediciones, otra característica por la que resulta altamente recomendable utilizar este software para la gestión de contenido empresarial.

Otra característica de este software es que permite acceder a los archivadores y a los documentos contenidos en el archivador central por internet, de esta manera resulta mucho más sencillo incluir usuarios que trabajen con tablets o teléfonos inteligentes sin que ello cause ningún tipo de problema en los estándares de seguridad con los que opera DocuWare y la empresa.

Este acceso se hace mediante un cliente web que garantiza que los documentos se encuentren disponibles en cualquier momento desde cualquier parte del mundo, gracias a que utiliza navegadores web comunes que se adaptan a los diferentes anchos de banda y a las distintas necesidades de organización.

Es importante mencionar que la configuración de todas las funciones del software, la disponibilidad del servidor, la administración de usuarios, de archivadores y de los flujos de trabajo se lleva a cabo desde la administración central, lo que incrementa los niveles de seguridad de las operaciones.

Además, DocuWare ofrece protección contra la pérdida de datos, pues los índices de categorización son guardados por duplicado, de manera que resulta sencillo restablecer las bases de datos en caso de que se presente algún problema. También se pueden implementar herramientas estándar de copias de seguridad, función que se configura por el administrador del sistema.

Además de todas las funciones y herramientas que ofrece este software de gestión documental, DocuWare cuenta con módulos opcionales, como el Workflow Manager que consiste en un diseñador gráfico para la creación de flujos de trabajo de alta complejidad basados en los documentos y cuenta con la opción de gestionar sustituciones y remisiones a instancias superiores.

De esta manera, el Workflow Manager permite que los flujos de trabajo se completen sin depender de la presencia de una persona concreta y al guardar historiales del flujo se puede dar seguimiento a los cambios que se realicen a los mismos.

En TEC Electrónica ponemos a tu alcance equipos multifuncionales de la marca TOSHIBA, los cuales cuentan con herramientas de gestión documental básicas que se pueden complementar con un software especializado como DocuWare. Si necesitas información detallada sobre éste y otros softwares que contribuyan a agilizar los procesos en tu entorno empresarial, contáctanos sin ningún compromiso. Con gusto te atenderemos.

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