La importancia de contar con equipos multifuncionales en la oficina

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La importancia de contar con equipos multifuncionales en la oficina

Recibimos con un caluroso saludo a todos y cada uno de nuestros lectores que una vez más visitan el blog de TEC electrónica para conocer con amplio detalle las características de todos y cada uno de nuestros productos. En esta ocasión, nuestro artículo estará enfocado en explicar la importancia que tiene el uso de impresoras multifuncionales en la oficina o en cualquier empresa. Las impresoras multifunción son, sin duda, una de las tecnologías más sofisticadas que existen para la oficina, puesto que permiten consolidar diversas funciones en un solo dispositivo, lo que es posible ahorrar una gran cantidad de espacio y, por supuesto, de tiempo en los procesos de trabajo.

Esperamos que la siguiente información les sea de gran utilidad para resolver las múltiples interrogantes con respecto a este tema, y que además les permita comprender el por qué miles de empresas en todo el mundo ya han comenzado a implementar este tipo de herramientas en sus métodos de trabajo diario.

No cabe la menor duda de que las impresoras multifunción son una herramienta indispensable en las oficinas modernas que forman parte del desarrollo tecnológico que la humanidad ha experimentado en los últimos 25 años. Los múltiples avances de la tecnología han permitido facilitar una infinidad de procesos industriales y de oficina, siendo las impresoras multifunción uno de esos avances tecnológicos, puesto que gracias a su tecnología, estas máquinas tienen la posibilidad de aglutinar distintas funciones que se requieren en una oficina para realizar las labores de la manera más eficiente. Así, las impresoras multifunción lograron incorporar diversos elementos como son: impresora, fax, escáner y fotocopiadora, elementos que las han hecho máquinas de gran utilidad en las oficinas más modernas.

Como pueden ver, las impresoras multifuncionales han logrado incorporar diversas funciones que anteriormente podían ser realizadas en las oficinas, pero para lo cual era necesario contar con diversas máquinas, las que no solo restaban espacio físico en el local, sino que además complicaban y retrasaban las labores de trabajo de los empleados. En la actualidad, las impresoras multifunción pueden llegar a ser mucho más sofisticadas y ya no sólo incluyen las funciones mencionadas anteriormente, sino que además incluyen otras funciones como ranuras para memorias USB y Micro SD, conexión Wi-Fi y hasta conexión por Bluetooth. Todos estos elementos facilitan la impresión de documentos, ya sea desde una computadora móvil o desde una tableta o teléfono celular. Sin duda, estas funciones son muy importantes hoy en día para las empresas, puesto que en todo momento es posible echar mano de la tecnología y facilitar las labores diarias.

Asimismo, es muy importante destacar que las impresoras multifuncionales son muy rápidas y eficientes en su trabajo, lo cual ha sido posible gracias a que cuentan con una tecnología muy sofisticada. Sin duda, estas máquinas han demostrado que gracias a ellas ha sido posible agilizar múltiples procesos en las oficinas. Desafortunadamente, muchas pequeñas y medianas empresas todavía no han implementado el uso de este tipo de equipos, situación que les ha impedido agilizar sus procesos de trabajo y, además, les ha impedido ser mucho más competitivas contra las grandes empresas, las cuales, por supuesto, ya desde hace varios años han implementado una tecnología tan sofisticada como lo es la de los equipos multifunción.

A continuación, enlistaremos algunas de las funciones básicas que ofrecen las impresoras multifunción para que quienes aún no las utilizan en sus lugares de trabajo, lo hagan de forma inmediata para obtener todos los beneficios que les ofrecen.

  • Impresión: Una de las principales funciones de los equipos multifunción es, por supuesto, las impresiones, las cuales son indispensables en las oficinas. Sin importar el giro o la actividad de una empresa, contar con un aparato que permita imprimir los documentos es fundamental y las impresoras multifunción ofrecen este servicio; sin embargo, se destacan de entre las impresoras tradicionales porque ofrecen una mayor calidad de impresión y, por supuesto, mayor velocidad. Estos dos elementos son fundamentales en la oficina, y por supuesto, permiten incrementar el ritmo de trabajo de los empleados y por ello es que muchas empresas las utilizan.
  • Digitalización: Cada vez es más necesario digitalizar documentos que fueron impresos y esto sólo es posible con un scanner de cama plana o con un equipo multifuncional. Digitalizar documentos nos hace más productivos pues es posible enviarlos al instante y de forma casi gratuita por correo electrónico en vez de por correo normal.
  • Fax: Aunque cada vez es empleado menos en el ambiente empresarial, aún hay quienes envían comunicados por fax. Si tu mercado cae dentro de esta clasificación, no necesitarás contar con una máquina por separado siempre y cuando tu multifuncional posea una tarjeta de fax que permita el envío y recepción de este tipo de comunicaciones.
  • Fotocopiado: La función básica en las multifuncionales. Las variantes básicas son la velocidad con la que se fotocopian los documentos y si se hace en blanco y negro o color.
  • Otras funciones: Además de lo ya mencionado, las multifuncionales (o “MFPs” por sus siglas en inglés) cuentan hoy en día con capacidades como la de enviar por e-mail lo digitalizado, imprimir desde una memoria USB, autenticar a usuarios a través de passwords o huellas digitales, tarjetas de proximidad, fijar el número de impresiones máximas por día a cada usuarios o establecer privilegios como el de copiado a color o solo en blanco y negro también por cada usuario. Toshiba es uno de los fabricantes considerado punta de lanza en todas estas innovaciones, por lo que no debes dejar de tenerlo en cuenta.

Como pueden ver, las impresoras multifuncionales ofrecen un sinfín de beneficios; no obstante, en este artículo sólo hemos mencionado aquellos que consideramos más importantes para la oficina.

Deben saber que en TEC Electrónica somos una empresa filial de la marca japonesa TOSHIBA, una empresa que ha sido reconocida a nivel internacional por la calidad de materiales y fabricación con que cuentan todos y cada uno de sus productos electrónicos.

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