Medidas para reducir el consumo de papel en la oficina

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Medidas para reducir el consumo de papel en la oficina

El papel y el cartón constituyen cerca del 80% del total de residuos que se producen en una oficina y, debido a la cantidad de recursos que se requieren para la producción de papel, se ha vuelto necesario implementar estrategias para darle el mejor aprovechamiento y reducir su uso.

En esta ocasión hablaremos de algunas de las medidas que se pueden adoptar en una oficina para la reducción del uso del papel en beneficio del cuidado y preservación del medio ambiente y de sus recursos naturales, así como para disminuir los gastos que se hacen de manera periódica para la compra de papel, principalmente para alimentar copiadoras e impresoras.

Desde hace algunas décadas los programas que buscan promover el reciclaje de papel han cobrado mucha importancia y por esta razón cuando se aborda la problemática del alto consumo de papel, el reciclaje es la solución inmediata que nos viene a la cabeza.

Como sabemos, la fabricación de papel implica, además de la tala de árboles, el uso de grandes cantidades de agua y combustibles fósiles para procesar la celulosa, lo que genera gran impacto ambiental. Simplemente el proceso para producir una tonelada de papel emite alrededor de 900 kg de dióxido de carbono, gas que en altas concentraciones es muy contaminante.

Por otra parte, para producir papel reciclado se reduce el consumo de agua hasta seis veces y se emplea hasta cuatro veces menos energía. Sin embargo, sólo es posible que el papel se someta al proceso de reciclado hasta doce veces por lo que, invariablemente, terminará en la basura.

Un gran número de empresas hoy en día están comprometidas con el cuidado del medio ambiente y destinan sus desechos que, como ya mencionamos, en su mayoría son papel y cartón, al reciclaje. Sin embargo, aunque reciclar sea una excelente alternativa, no es la única opción que existe para mejorar el aprovechamiento de recursos naturales y reducir el impacto medioambiental.

De hecho, actualmente se considera que reciclar es la tercera opción en importancia de las tres R: reducir, reutilizar y reciclar, por lo que antes de recurrir al reciclaje se recomienda que se implementen otras estrategias que, en términos generales, permitan ahorrar papel. Partiendo de esto en una oficina se recomienda adoptar las siguientes medidas:

  • Evitar el uso del papel en medida de lo posible. Gracias al tipo de tecnologías con las que contamos actualmente podemos visualizar los documentos en formato digital y compartirlos vía electrónica sin necesidad de hacer copias para cada persona. Incluso, con el desarrollo de las firmas electrónicas y la sofisticación de los sistemas de seguridad, se puede firmar los documentos sin necesidad de imprimirlos en papel.
  • Usar papel reciclado e imprimir en ambas caras. Como ya mencionamos, los recursos que se requieren para la producción de papel reciclado son menores que para generar papel de primera y, considerando que gran cantidad de los documentos que se generan en una oficina tienen un tiempo de vida corto, incluso se puede imprimir en el anverso de documentos que ya no se utilicen. Se recomienda implementar esta medida sobretodo en la impresión y fotocopiado de documentos internos, borradores y revisión de pruebas.
  • Evitar imprimir documentos que tienen muchos espacios en blanco. Ya sea que se trate de documentos de poca extensión o presentaciones, si la mayor parte de la hoja estará libre de información es altamente recomendable evitar imprimir el documento.
  • Revisar los documentos antes de imprimirlos. En las oficinas es bastante común que se tengan que imprimir varias versiones de un mismo documento o que después de usar las copiadoras se desechen juegos de impresiones completos porque se encuentran errores que antes de imprimir o fotocopiar no se detectaron. Lo ideal es comprobar los errores y mejorar el documento antes de hacer la impresión. En este sentido utilizar la vista previa es la mejor opción para revisar si es necesario modificar la presentación del documento o su contenido.
  • Compartir los juegos de impresiones o fotocopias. Cuando en la oficina varias personas tienen que consultar el mismo documento puede resultar más práctico organizarse para revisar el mismo juego de impresiones en lugar de imprimir una copia para cada persona.
  • Reciclar el papel inservible. Se recomienda que se clasifiquen los diferentes residuos de papel que se generen al interior de la oficina y romperlos en pequeños pedazos antes de colocarlos en los contenedores.
  • Utilizar copiadoras e impresoras eco-inteligentes. Actualmente existen equipos que funcionan con tecnologías avanzadas que permiten reutilizar el papel, como la e-STUDIO306LP de Toshiba. Este equipo emplea una tinta especial para imprimir que se borra mediante un tratamiento térmico, lo que hace posible imprimir en la misma hoja hasta cinco veces.
  • Administrar las funciones de cada equipo de impresión y fotocopiado. Las copiadoras, impresoras y multifuncionales pueden funcionar con un software que permite controlar las actividades de impresión y copiado de los equipos, por lo que los trabajos que no hayan sido autorizados no son procesados. El uso de este tipo de software contribuye a reducir el uso de papel y tóner en impresiones de documentos que no estén relacionados con las actividades de la empresa.

En TEC Electrónica ponemos a tu alcance herramientas que te permitirán reducir el consumo de papel en tu oficina. Si deseas recibir información detallada acerca de las soluciones que ofrecemos contáctanos, para nosotros será un placer asesorarte en la elección del equipo o software que se adapte mejor a tus necesidades.

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