Por qué utilizar Drivve Image para optimizar las tareas de escaneo con multifuncionales

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Por qué utilizar Drivve Image para optimizar las tareas de escaneo con multifuncionales

Los multifuncionales son equipos que no pueden hacer falta en ningún entorno de trabajo de oficina, ya que representan soluciones a las diversas necesidades que en ellos se presentan; desde la impresión y el fotocopiado de documentos hasta el escaneo y envío de archivos digitalizados por correo electrónico, las tareas que realizan este tipo de equipos son facilitadas con software básico, que además de gestionar su funcionamiento ofrece opciones más avanzadas de seguridad, como es restringir el uso de algunas funciones e ingresar distintos usuarios para el control de las mismas.

Ahora bien, a pesar de que por configuración general los equipos multifunción disponibles actualmente en el mercado cuentan con tales softwares básicos, cuando los entornos son de mayor exigencia se puede recurrir al uso de herramientas más especializadas que permitan incrementar la productividad y rendimiento de los equipos. Con la finalidad de que nuestros visitantes conozcan algunos de los softwares disponibles que hacen posible mejorar la usabilidad de los equipos, dedicaremos esta publicación en el blog de TEC Electrónica a hablar de Drivve Image, un software diseñado especialmente para la gestión de las tareas de escaneo.

La principal ventaja de Drivve Image frente a otros softwares de gestión de escaneo es que se integra sin problemas a sistemas preexistentes, de modo que puede contribuir a mejorar los flujos de trabajo en todos los entornos en que sea requerido. El Drivve Image es un software de alto rendimiento que integra numerosas herramientas que agilizan los procesos que llevan a cabo los multifuncionales en cuanto a escaneo, estos son captura, procesamiento y distribución de los documentos escaneados, todo esto de manera segura y con una interfaz inteligente, la que facilita su uso. El software puede configurarse con distintos perfiles de usuario para una personalización de las funciones a las que se puede tener acceso y el modo en que se gestione el escaneo.

El Drivve Image mantienen una comunicación de tipo bidireccional entre el servidor al que se conecte y los equipos de escaneo, de manera que las imágenes de entrada se pueden clasificar, archivar y nombrar a partir de la información obtenida de la base de datos del servidor sin pasos adicionales. También es posible que los usuarios ingresen más información de forma manual y se permite emplear códigos de barras para una identificación automática. Por si esto fuera poco, el software tiene además herramientas de análisis de texto inteligente, lo que agiliza el procesamiento de la información contenida en los documentos escaneados. Los documentos escaneados pueden ser transferidos directamente por el software a una plataforma de almacenamiento en la nube, a Google Drive, a Microsoft OneDrive, así como estructuras preexistentes de SharePoint sin requerimientos adicionales de instalación.

Drivve Image se integra sin problemas a Microsoft Exchange y cuenta con salida para servicios de fax, además de permitir el acceso a las libretas de direcciones directamente desde el escáner, esto para facilitar el envío de faxes y correos electrónicos.

Las herramientas que integra este software están diseñadas para garantizar a sus usuarios una máxima optimización de las tareas de escaneo, encontrar siempre los documentos que requieren de manera rápida y con información de relevancia. Otra característica del Drivve Image es que se encuentra disponible con módulos que se pueden personalizar a partir de los requerimientos específicos de distintos entornos de trabajo, y como ya mencionamos, al ser muy fácil de emplear, prácticamente cualquier persona autorizada para tener acceso al escáner de los multifuncionales puede utilizarlo sin problemas. Estos módulos tienen la función de clasificar automáticamente los documentos a partir de criterios preestablecidos, enviar correos electrónicos y faxes desde el multifuncional, crear documentos PDF de búsqueda, convertir documentos escaneados a un formato editable y la extracción automática de datos.

Una particularidad de este software es que cuenta con un módulo de código de barras para la identificación de documentos y puede soportar códigos unidimensionales y bidimensionales, esto para facilitar el archivo de los documentos procesados y activar automáticamente determinados flujos de trabajo según el contenido de tales códigos.

Con todas las características de Drivve Image, su implementación a sistemas de escaneo nuevos o ya existentes es una solución para reducir costos y economizar tiempo, ya que el procesamiento de los documentos se logra hacer de una manera más rápida, estandarizada y automatizada. Su herramienta de escaneo distribuido permite eliminar costos de envío de documentos, con sus funciones avanzadas para archivar los documentos procesados se reducen tiempos, así como costos de almacenamiento, y se pueden reducir los errores que llegan a cometerse en la captura de información, pues se elimina la entrada de datos de manera manual. Su configuración hace posible gestionar múltiples tareas utilizando un mismo comando y los perfiles personalizados contribuyen a mejorar el flujo de trabajo en los entornos en que se integre el Drivve Image.

Como mencionamos al inicio de esta publicación, el software funciona de manera completamente segura, y para garantizar esta seguridad el Drivve Image cuenta con distintos niveles de acceso para el control de documentos y tareas. Además integra herramientas que facilitan la gestión de derechos digitales, esto para el cumplimento de las regulaciones legales aplicables para los documentos procesados. Su instalación es un proceso muy sencillo, así como su configuración y puede integrarse a equipos multifuncionales y escáneres conectados en red, así como a sistemas de correo electrónico y fax y es compatible con cualquier base de datos, así que no existen problemas para su integración a ningún tipo de servidor.

Estas son sólo algunas de las características de Drivve Image que lo hacen un excelente software para la optimización de las tareas de impresión en los entornos de mayor exigencia. Cabe destacar que el software es compatible con los equipos multifuncionales Toshiba, y que lo encontrarán disponible en el catálogo de productos que en TEC Electrónica ponemos a su alcance. Para mayor información sobre este y otros softwares especializados para la optimización de las tareas de los equipos de impresión y escaneo, los invitamos a ponerse en contacto con nosotros, con gusto los atenderemos y les brindaremos asesoría especializada en la elección del software que ofrezca las mejores soluciones a sus necesidades.

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