Con el desarrollo de los sistemas de punto de venta se ha conseguido la automatización de procesos comerciales en supermercados, tiendas de autoservicio, restaurantes y otro tipo de establecimientos que requieren de tener un control sobre los precios y la existencia de los productos y a la vez agilizar el servicio que se ofrece a los clientes.
Antes de que surgieran los puntos de venta, los comercios utilizaban máquinas registradoras para realizar el cobro por productos y servicios, sin embargo, éstas no permitían tener un control riguroso sobre los precios ni sobre la existencia de los bienes que se comercializaban, por lo que las probabilidades de que se cometieran errores al realizar el registro eran muy altas.
Al utilizar una caja registradora, el dueño del comercio o el personal encargado tenía que revisar con regular frecuencia el nivel de existencias de productos y bajo su propio criterio decidir en qué momento y qué cantidad de mercancía se debía solicitar a los proveedores. Con la implementación de un sistema automatizado, el tiempo y esfuerzo invertidos en las tareas que acabamos de describir se reducen y se presenta una mejora en el flujo de trabajo.
Hasta hace unas décadas, estos sistemas automatizados sólo podían adoptarlos grandes empresas que contaban con equipos de cómputo sofisticados capaces de soportar el tipo de desarrollos necesarios para su correcto funcionamiento. Sin embargo, con la aparición de los equipos de cómputo personales, que resultan mucho más asequibles, y con la popularización de los softwares necesarios para la automatización, estos sistemas se volvieron más accesibles y hoy en día se pueden encontrar en pequeños negocios tales como tiendas de abarrotes, librerías, boutiques, kioscos y restaurantes que no pertenecen a grandes cadenas.
Con la implementación del uso de computadoras en estos entornos se dio inicio al desarrollo del concepto de punto de venta, el que permite tener todas las funciones para gestionar un negocio grande en una simple computadora personal equipada con dispositivos periféricos que ayuden a la captura de información y emisión de comprobantes de pago y otro tipo de documentos.
El desarrollo de los códigos de barras y su integración para la identificación de productos también fue de gran importancia para la creación de sistemas automatizados, ya que ofrece múltiples beneficios entre los que se destaca la rápida captura de información, disminución de errores al realizar tal captura y su bajo costo de operación.
Como hemos mencionado, los puntos de venta se componen de una computadora y una serie de dispositivos periféricos. Idealmente deben contar con una terminal punto de venta, un lector de tarjetas, un scanner de código de barras; ya sea de pistola, semifijo o fijo, según el volumen de operaciones diarias del comercio, una impresora de tickets, una gaveta de valores, un monitor y todos los consumibles necesarios para la emisión de comprobantes de compra y de las etiquetas necesarias.
Además, para operar, obviamente se requiere de un software especializado. Actualmente existen muchas opciones de programas para puntos de venta con enfoque en los detalles de cada negocio pues como es sabido, no se necesita lo mismo para operar un establecimiento de comida rápida que una ferretería o boutique, por mencionar un ejemplo. En este punto te recomendamos que compares diferentes opciones y consultes al fabricante para que elijas el software que se adapte mejor a las necesidades de tu negocio. Dos de los factores principales a considerar para elegir tu software serán si tu monitor tiene o no touch screen y si manejarás tallas y colores de ropa o no.
Independientemente de las funciones particulares y especiales del software que se utilice, debe reunir características básicas relacionadas con el control de caja y labores administrativas. En control de caja el software debe ser capaz de realizar el registro del cajero, el control de efectivo y vouchers, el registro de la cantidad de veces que se abrió la caja de valores, de los límites de caja con tolerancias, los arqueos de caja, los retiros de efectivo por el supervisor, etc., y debe operar continuamente a pesar de que se interrumpa la conexión a la red.
Además debe generar reportes de ventas por artículo, por cajero, por vendedor, del número de clientes por hora, del margen de operación del sistema, cortes parciales, de los cortes totales, de las formas de pago, de las devoluciones, de la venta a crédito o de contado, de las ofertas y de las ventas que se realicen por turnos, etc.
En cuanto a las funciones de administración el software debe contar con varios niveles de seguridad y en el proceso de venta realizar cotizaciones, requisiciones, remisiones, recibos de caja, cuentas por cobrar, devoluciones y facturas; mientras que en el proceso de compra se deben poder emitir pedidos y órdenes de compra, controlar cuentas por pagar, recepción de mercancías y devoluciones a los proveedores; en inventarios es necesario el control de almacenes, de inventarios, cambios de presentación.
Transferencias entre almacenes y tiendas y notas de entrada y salida. Además debe contar con buscadores que permitan ingresar criterios por número, proveedor, cliente o descripción del producto y ofrecer ayuda en línea. Obviamente, esta es solo una idea general, pues cada negocio tiene necesidades y procedimientos específicos que necesitarán realizar en el software de su elección.
Los puntos de venta permiten tener acceso rápido a información como precios y disponibilidad de los productos; facilitan la toma de decisiones en el establecimiento a partir de información confiable organizada estratégicamente; ofrecen herramientas para tener conocimiento de las variables internas del negocio; permiten la planeación de ofertas a partir de la rotación de los productos y comparar los precios del negocio con los de la competencia.
Por otra parte, facilita tener un control y registro sobre las pérdidas de productos por obsolescencia o robos y es una herramienta para medir la efectividad de las campañas publicitarias. En pocas palabras, un punto de venta permite planear el negocio a partir de datos reales.
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