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¿Cómo puedo armar un Punto de Venta?

En la actualidad es muy común oír el concepto de punto de venta (o “POS” por sus siglas en inglés que engloban el concepto de “Point of Sale” o “Point of Service”), una definición corta seria el lugar físico donde se vende algo, casi todos los días vamos a un punto de venta, ya sea una tienda departamental, una de conveniencia, un supermercado, un restaurante, una cafetería, un kiosco en un centro comercial, etc.

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En todos ellos, vamos a encontrar un mínimo de componentes, como serian: una computadora, un teclado, una impresora de tickets o miniprinter, una gaveta para guardar el dinero, un lector de código de barras y algo que no se ve, pero se encuentra cargado en la computadora: el software POS.

Para nosotros como clientes, son algo cotidiano y no nos detenemos a pensar en todo el  hardware y software que se requiere para la operación de un punto de venta.

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Generalmente nuestra interacción es tan sencilla como llegar a la tienda, pedir o tomar algo, pagarlo y recibir un comprobante del pago, por lo que a continuación analizaremos cada uno de sus componentes básicos, no sin antes puntualizar que hoy en día la implementación de un sistema POS no es un lujo vano, sino una necesidad real para la gran mayoría de los negocios, pues al instalarlo agilizamos todo el proceso de venta y dotamos al negocio de la competitividad necesaria para mantenerse en el agresivo mercado actual.

CPU (Unidad de Procesamiento Central)

Este puede ser un computador común y corriente, o bien, una terminal fabricada especialmente para trabajar en ambientes agresivos y con una carga constante de trabajo por largas jornadas cada día.

En el caso de una terminal POS especializada, estos equipos están diseñados desde un inicio para poder trabajar las 24 horas del día sin problemas, además de que ya cuentan con los puertos necesarios para instalarles todos los otros componentes requeridos por un sistema profesional de atención al cliente.

SOFTWARE POS

Estos programas son los encargados de realizar todo el proceso de venta, desde dar de alta en su base de datos cada producto manejado en un comercio, la lectura del código de barras en ellos, hasta la emisión del ticket o comprobante de compra, así como de la emisión de reportes de inventarios, proveedores, estadísticas, etc.

El software POS, puede ser genérico o especializado en un nicho de negocios, tal como un restaurante, fast food, supermercado, tienda de ropa, salón de belleza, farmacia, panadería, tienda de pintura, concesionaria de automóviles, etc. Cuando las necesidades del negocio son especiales, el software debe contar con las adecuaciones necesarias para adaptarse a la forma de trabajo de la empresa, y no forzar a la empresa a que se adapte a él debido a sus limitaciones.

Actualmente estos programas ya incluyen módulos de pago de servicios, impuestos, facturación, control de asistencia, venta de tiempo aire, recarga de monederos electrónicos para transporte y otras funciones más, lo que da al dueño del negocio la oportunidad de ganar más dinero a través del cobro de comisiones por dichos servicios, al tiempo que ofrece a su cliente la facilidad de realizar varias operaciones en un mismo lugar.

IMPRESORA DE TICKETS

Este componente es imprescindible, pues además de que esta impresora emite nuestros comprobantes de compra, vouchers para cobro con tarjeta, facturas, reportes, cortes de caja, etc., en muchos negocios se utiliza ya como un medio de control: si el cliente no recibe su comprobante de compra, es gratis lo que adquirió.

De este modo los encargados de la caja no pueden vender nada sin que se contabilice en el sistema del comercio.

MONITOR

Por supuesto que el monitor es indispensable también, encontrando una gran oferta de ellos no solo en medidas, sino también en  tecnología, aunque hoy en día los monitores LED son los que marcan la tendencia.

En algunos tipos de comercios, los monitores utilizados cuentan con la integración de “touch screen” o pantallas táctiles, las cuales pueden ser de alguna de varias tecnologías actualmente disponibles, tales como: resistiva, acústica, infrarroja o capacitiva.

Su función es sustituir al mouse, pues el usuario interactúa con este dispositivo de una manera más amigable, agilizándose el proceso de venta.

Es muy común en restaurantes, sobre todo en los del tipo fast food, pero no es exclusivo de ellos, encontrándose ya en muchos otros negocios, sobre todo los que buscan dar una imagen vanguardista y evitar las complicaciones de tener un mouse y un teclado en el punto de interacción con el cliente.

Aunque los equipos con touch screen pueden utilizar prácticamente cualquier software, es importante cerciorarse de que el software a utilizar cuente con una interfaz de usuario diseñada para el empleo de touch screen, esto es, con controles amplios que permitan seleccionarlos con un dedo con precisión, y de preferencia que no requieran forzosamente hacer uso del botón secundario de un mouse, pues de lo contrario puede ser difícil su utilización.

LECTOR DE CODIGO DE BARRAS

Es clásico escuchar en un súpermercado, farmacia, tienda y muchos otros lugares un pitido cuando un lector de código de barras lee la información codificada en un código impreso. Es sumamente raro encontrar hoy en día un producto sin código de barras.

Estos lectores o scanners pueden ser de varios tipos y generalmente se utilizan los de tipo pistola o semi-fijos en comercios pequeños como tiendas de conveniencia o boutiques y los fijos, empotrados en el mostrador en supermercados, pudiendo estos últimos incluso contar con una bascula para el pesaje y cobro de productos vendidos a granel.

TECLADO

Los teclados pueden ser, desde el que incluye la computadora genérica que compramos para nuestro hogar, hasta un teclado POS especial.

El primero es un teclado que nos va a funcionar en un principio, pero no durará igual que un teclado POS creado para un uso rudo, que puede ser programable y además tener integrado un lector de banda magnética, un lector de huella digital, una cerradura para el supervisor, etc.

Desde luego, su costo es mayor que el de un teclado genérico, pero a la larga su durabilidad y practicidad lo hacen la compra más inteligente.

GAVETA DE VALORES

Un componente que resguarda la seguridad de los valores recibidos al cobrar al cliente. Los billetes, monedas y documentos como los cheques o vales son organizados para agilizar el cobro y en algunos casos para su transportación al extraer de la gaveta la unidad de valores.

Generalmente son metálicas, aunque en el mercado también se encuentran gavetas o cajones de dinero plásticos que poco hacen por la seguridad de lo recolectado por el comercio.

PERIFÉRICOS ADICIONALES

Existen otros periféricos más que se le pueden agregar a un POS, como son:

LECTOR DE BANDA MAGNETICA

Se utilizan para leer las bandas magnéticas de tarjetas de crédito, debito, monederos, tarjetas de puntos y en algunos casos para que los supervisores de los puntos de venta puedan realizar operaciones especiales.

TERMINAL BANCARIA

En muchos puntos de venta, ya encontramos una terminal, con la cual se lee la banda magnética o el chip de una tarjeta de crédito o debito proporcionada por un banco, y más recientemente, se nos pide teclear nuestro NIP para autoriza una compra.

De esta manera, con la información extraída, se hace una conexión segura y vía la institución financiera se realiza el cobro, y la terminal nos imprime un ticket o voucher.

También, en algunos ambientes de tienda se utiliza una torreta para que el cliente vea los precios de lo que se está cobrando, un lector biométrico para validar la identidad del cajero o cliente, una báscula externa, etc., sin embargo, quisimos limitar este artículo a lo básico solamente debido a la gran amplitud del tema.

En otro post continuaremos hablando de los elementos adicionales que pueden conformar un punto de venta, mientras tanto, estamos seguros de que la próxima vez que vayas a un comercio tendrás ya conciencia de todos los componentes que utiliza para optimizar su operación al realizar el proceso de venta.

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