Docuware: software de gestión de contenido empresarial (parte I)

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Docuware: software de gestión de contenido empresarial (parte I)

Hoy en día las opciones de integración que ofrecen los equipos multifuncionales nos pueden ayudar a simplificar las tareas de gestión documental en entornos empresariales. Gracias a que trabajan con tecnología que permite archivar los documentos impresos y escaneados en una carpeta de usuario y configurar su envío por correo electrónico, podemos ahorrar tiempo y esfuerzo en la organización del contenido con el que trabajemos.

Sin embargo, las herramientas básicas que incluye un multifuncional no siempre resultan suficientes en entornos profesionales por lo que se recomienda adquirir software especializado tanto para la gestión documental como para mejorar la seguridad de las tareas de impresión y administración del equipo multifuncional.

Uno de los softwares de sistema de gestión documental más avanzados que encontramos en la actualidad es DocuWare, ideal para optimizar las prácticas empresariales gracias a su interfaz de fácil uso, su administración sencilla, integración rápida y la seguridad que ofrece para la protección de datos.

DocuWare permite archivar de manera automática los documentos según los criterios que el usuario configure, los que pueden ser completamente ajenos a la fuente o formato del documento. Con ello se puede llevar a cabo la gestión de todo el contenido empresarial, archivar y compartir documentos electrónicos o impresos, registros, mensajes de correo electrónico, correspondencia, CAD y archivos de cola, todo de manera segura y sencilla desde un “archivador” central.

Este software incluye funciones de gestión de registros adicionales para que el acceso a todos los documentos sea de manera segura y se pueda controlar y registrar en todo momento. DocuWare utiliza una tecnología avanzada que permite su integración con entornos de tecnología de la información ya existentes en la empresa, además es completamente compatible con los procedimientos en sistemas y normas empresariales ya que basa su funcionamiento en los entornos normales de oficina y procedimientos establecidos para la importación de documentos, lo que representa grandes ventajas para su uso en cualquier empresa y oficina.

Este útil software se ocupa de archivar los documentos al enviarlos a bandejas electrónicas idénticas a la bandeja del escritorio y luego procesarlos como se haría habitualmente, es decir, los ordena, asocia, añade notas, comentarios, sellos y firmas.

Para su almacenamiento cuenta con archivadores que archivan los documentos durante todas las diferentes fases de trabajo, desde el momento en que se crean o importan los documentos, durante su edición y procesamiento, hasta su almacenamiento a largo plazo, además cuenta con una asignación de derechos y responsabilidades personalizada para asegurar la confidencialidad de los documentos que gestiona.

En este punto cabe mencionar que DocuWare cuenta con mecanismos de seguridad para proteger los documentos en el flujo de trabajo desde el momento en que se importan, por ejemplo, desde el scanner de los multifuncionales hasta que se almacenan a largo plazo.

El acceso a los documentos es controlado por DocuWare a través de la creación de perfiles, grupos y roles específicos con derechos personalizados. Esta función permite que los usuarios, ya sean empleados, clientes, proveedores o auditores sólo puedan tener acceso a los documentos para los que tengan el permiso de visualizar, ya que el acceso a los archivos no se hace directamente desde el explorador del sistema operativo, sino desde el software. Además, con esta característica el administrador puede monitorear quién ha accedido a los documentos, quién los ha modificado y en qué momento.

Este software ofrece un alto rendimiento y permite ahorrar tiempo y recursos gracias a la clasificación automática de los documentos. Por ejemplo, en el caso de los correos electrónicos, DocuWare importa los datos del email como emisor, destinatario, fecha de envío y asunto para llevar a cabo la indexación de los documentos. Pero no sólo ofrece una gran rapidez en la clasificación del contenido, también ofrece una alta rapidez de búsqueda y permite emplear búsquedas categorizadas o de texto completo ofreciendo resultados en tan sólo un par de segundos.

Los términos de búsqueda empleados se pueden escribir completos, de manera parcial, combinados o bien, seleccionarse de listas. Los resultados que arroja DocuWare se presentan al usuario en forma de listas y para revisarlos no es necesario que el ordenador utilizado cuente con la aplicación original, tan solo basta con el visor universal de DocuWare para acceder a ellos desde la lista de resultados de búsqueda.

Otra de las ventajas más reconocidas de este software de gestión de contenido empresarial es que permite al usuario acceder a los documentos desde un navegador web a través del Web Client de DocuWare, el que cuenta con todas las herramientas que se necesitan para utilizar los documentos de manera productiva y directa desde cualquier dispositivo conectado a internet.

Por otra parte desde el explorador de archivos de Windows se puede tener acceso a los archivadores de DocuWare, en los que se encontrarán los documentos archivados en carpetas independientes a las carpetas de archivos del ordenador. Con ello es posible guardar documentos en los directorios de archivadores tan solo seleccionando la opción “guardar como” desde cualquier aplicación.

Además, DocuWare ofrece excelentes herramientas para la integración directa con aplicaciones y para la gestión de documentos de papel y de diferentes versiones del mismo documento, entre otras opciones que lo convierten en un software imprescindible en un entorno empresarial profesional. En próximas entradas hablaremos a detalle de estas herramientas que ofrece DocuWare.

Recuerda que los multifuncionales TOSHIBA incluyen herramientas de gestión de contenido básicas pero si lo que buscas es un software especializado de tecnología avanzada contáctanos, en TEC Electrónica ponemos a tu alcance DocuWare y otros softwares que contribuirán a mejorar el nivel de productividad de tu entorno empresarial. Si deseas recibir información detallada acerca de nuestros productos o solicitar una cotización ponte en contacto con nosotros sin ningún compromiso, con gusto te atenderemos.

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