eCOPY: Software para la gestión de documentos digitalizados

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eCOPY: Software para la gestión de documentos digitalizados

Contar con una herramienta que nos facilite la gestión y el almacenamiento de documentos en nuestro entorno de trabajo, sin lugar a dudas, nos ahorra muchas horas perdidas en la búsqueda, copiado, clasificación y presentación de información.

Es indiscutible que al economizar tiempo, ahorramos en recursos y con ello se pueden agilizar los flujos de trabajo, lo que tiene un impacto positivo en la productividad de nuestra empresa. Es por ello que al momento de invertir en multifuncionales e impresoras se recomienda ampliamente optar por aquellos equipos que ofrezcan la posibilidad de integrarse de manera fácil y rápida con softwares diseñados especialmente para facilitar las tareas de gestión de información, como lo son los equipos TOSHIBA que en TEC Electrónica ponemos a tu alcance.

Anteriormente en este blog ya hemos hablado de algunos softwares que pueden resultar útiles para gestionar de manera profesional los documentos, administrar las tareas de impresión y escaneo y para aumentar la seguridad de los trabajos procesados por los equipos de impresión y escaneo. En esta ocasión te presentamos eCopy ShareScan, eCopy ScanStation y eCopy PDF Pro Office, una serie de productos diseñados especialmente para facilitar la gestión de documentos digitalizados que te permitirán acceder a toda la información que necesitas con tan sólo tocar un botón, contribuyendo a mejorar los flujos de trabajo e incrementando la eficacia en la oficina.

eCopy cuenta con herramientas especializadas para responder a los desafíos a los que se enfrenta un negocio día con día. Mejorar el tiempo que se invierte en el procesamiento del papeleo, lo que perjudica la productividad, el rendimiento y las ventas, mejorar el lento flujo de trabajo del departamento de servicio al cliente por los cientos de papeles que recibe diariamente; la falta de espacio para almacenar los documentos impresos.

Reducir el tiempo invertido en la búsqueda de documentos, las necesidades de adoptar un esquema de trabajo más amigable con el ambiente, y reducir los gastos en impresión y consumibles son sólo algunos de los aspectos de mayor preocupación que eCopy se encarga de resolver de manera fácil y rápida.

Al tratarse de un software de fácil integración, eCopy se puede encargar de optimizar de manera inteligente el hardware existente en cualquier entorno de trabajo, por lo que no resulta necesario hacer ningún tipo de modificación o adquirir equipos especializados para mejorar el flujo de las operaciones. Gracias a esto, con eCopy puedes digitalizar de manera fácil y segura los documentos impresos utilizando un multifuncional o equipos conectados a la red de escáneres, completando las tareas de digitalización y gestión de manera mucho más rápida que por los medios convencionales.

Además, con eCopy los multifuncionales se conectan directamente con las aplicaciones de la organización, como ordenadores, estaciones de trabajo, servidores de bases de datos, correo electrónico, gestión de contenidos, ERP CRM y software de soluciones financieras, por lo que todos los documentos digitalizados se pueden gestionar y distribuir sólo con presionar un botón.

eCopy es un software adecuado para cualquier tipo de organización, desde pequeñas hasta grandes empresas y, como hemos mencionado, trabaja perfectamente con los dispositivos TOSHIBA y se puede integrar sin ninguna complicación con un gran número de aplicaciones. Una de las muchas ventajas que ofrece eCopy es que está diseñado como bloques, por lo que se puede adquirir sólo una solución o el conjunto de soluciones necesarias para un negocio en específico y cambiarlas en la medida en la que el negocio crezca y se modifiquen sus necesidades.

Los tres bloques que componen eCopy son: eCopy ShareScan, eCopy Scan Station y eCopy PDF Pro Office. Por un lado, eCopy ShareScan está diseñado especialmente para incorporarse directamente a dispositivos multifuncionales y se integra a su interfaz de usuario ofreciendo botones personalizables para ejecutar procesos específicos del flujo de trabajo de manera fácil y rápida.

Este bloque de eCopy es una solución básica que resulta fácil de usar y de expandir con otras herramientas, siendo ideal para entornos que tienen incluso más de 25 dispositivos en operación. Con las opciones que ofrece, el eCopy ShareScan puede capturar, crear y editar documentos, integra OCR y MS Office y tiene funciones versátiles para la distribución de documentos y la automatización de flujos de trabajo de documentos y formularios.

Por su lado, el eCopy ScanStation funciona como un kiosco independiente con una pantalla touch de gran formato y teclado que se adapta fácilmente a los dispositivos para escaneo. Pensado especialmente para los escáneres de red, el eCopy ScanStation cuenta con todas las herramientas del eCopy ShareScan pero especializadas para el escaneo de alto volumen y necesidades de indexación a una mayor velocidad. Finalmente, el eCopy PDF Pro Office es un software de escritorio con el que los usuarios pueden convertir documentos digitalizados a formato PDF directamente desde el escritorio de su ordenador.

eCopy se conecta con los multifuncionales TOSHIBA a color o en blanco y negro, se integra al correo electrónico de la empresa y a otras aplicaciones de red de bajo costo, caracterizándose por la fácil distribución de documentos escaneados y su gestión instantánea. Si estás interesado en conocer a mayor detalle las características de esta solución ideal para cualquier tipo de entorno con altas exigencias en la digitalización de documentos, te invitamos a contactarnos, sin ningún compromiso, en TEC Electrónica con gusto te atenderemos y brindaremos los detalles que necesitas sobre éste y otros softwares especializados en mejorar los flujos de trabajo en cualquier tipo de entorno.

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