Preguntas frecuentes sobre el sistema de punto de venta

 En App para E-commerce

Cada vez más tiendas automatizan sus procesos para ofrecer mejores experiencias de compra y agilizar sus operaciones. Un ejemplo de automatización es la implementación de un software o una app para e-commerce. Los puntos de venta son zonas que deben contar con un sistema versátil por las ventajas para el negocio implicadas y que son atractivas para los minoristas, sin embargo, hay propietarios que aún operan con viejos métodos y no conocen sobre la automatización, por lo que tienen dudas. Es importante aclararlas para lograr una implementación exitosa del sistema POS.

¿Qué es un sistema POS?

POS se refiere a las siglas en del término inglés “Point of Sale” y se utiliza para designar los espacios físicos a los que acuden las personas para concretar sus compras, sin embargo, designa también los programas usados para sistematizar el control de las ventas e inventarios de las tiendas.

Los sistemas POS abarcan componentes de hardware y software y pueden complementarse con una app para e-commerce que se diseña para incrementar la productividad de los comercios, además, aseguran el control de los ingresos en los puntos de venta y ayudan a cobrar rápidamente. Al usarlos puede optimizarse el control de inventarios y llevar conteos en tiempo real del total de mercancías manejadas en inventarios. Pueden utilizarse en tiendas de ropa, minisúper, farmacias, restaurantes, bodegas mayoristas, etcétera, además, generan informes útiles para facilitar la toma de decisiones.

¿Cómo es una venta con un sistema POS?

El proceso para las ventas es parecido en cualquier punto de venta, pero con ligeras diferencias funcionales.

  • Los clientes deben dirigirse al punto de venta para pagar sus mercancías.
  • El cajero cuenta con toda la tecnología necesaria para registrar las ventas de manera rápida y precisa.
  • Los datos de los clientes son recogidos y en algunos sistemas de punto de venta para el sector minorista permite añadirlos en la base de datos como compradores frecuentes para aplicar compensaciones en futuras compras.
  • El cajero marca en el sistema los ítems que se facturarán, que pueden crearse previamente o durante la venta de forma inmediata. Para facilitar el proceso, el sistema utiliza scanners de código de barras.
  • El sistema suma los precios, calcula la promociones y descuentos, en su caso, y muestra el total con los medios de pago a utilizar. En caso de los pagos en efectivo proporciona la cantidad que debe darse como cambio.
  • El pago se registra y la información se almacena en la base de datos. Se imprime después un ticket o recibo con información detallada para que la revise el cliente y haga las veces de comprobante de la operación en caso de requerir alguna devolución o aclaración, por ejemplo.
  • Se trata de un proceso sencillo que toma apena algunos minutos, además, las ventas concretadas se descuentan del inventario sin intervención alguna del operador para que esté actualizado siempre en tiempo real el stock del almacén.

¿Cuáles son las diferencias entre un sistema POS convencional y uno basado en la nube?

Básicamente los sistemas POS se dividen en dos tipos: los tradicionales, que funcionan con una instalación local en un servidor o terminal punto de venta dentro de la tienda, y los que se basan en la nube, que operan a través de internet, aunque hay más detalles que deben conocer para elegir el más conveniente en su caso específico:

  • Sistemas tradicionales. Funcionan con una red única de computadoras y el software de comercio electrónico debe instalarse individualmente en los equipos. Es importante contar con una licencia para utilizarlos y las actualizaciones se realizan manualmente. Comúnmente requieren de un servidor local para almacenar y concentrar los datos de las ventas diarias. Los equipos usados son diseñados especialmente para su uso en el punto de venta, son robustos y pueden operar de manera continua durante todo el año.
  • Sistemas basados en la nube. Se trata de una opción más actual y ampliamente recomendada debido a que funcionan con internet y permiten el acceso de los usuarios desde teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras con una app para e-commerce. No es necesario instalar las aplicaciones en cada dispositivo al poder utilizarse desde un navegador de internet muchas veces, y pueden consultarlas desde cualquier lugar para actualizar rápidamente la información. Hay incluso algunas que funcionan sin internet debido a que se diseñan para compensar las fallas que suele haber con la red. Las tiendas pueden así generar ventas y añadir pagos y en el momento en que la conexión retorne los datos se sincronizan automáticamente y se crean reportes contables y administrativos al final del día incluyendo todas las operaciones.

¿Por qué es importante actualizar un negocio con los sistemas POS?

Son ampliamente utilizados, especialmente por negocios medianos y grandes, debido a que optimizan la experiencia de los usuarios y estimulan el control y crecimiento del negocio. Si no cuentan ustedes con uno, consideren las siguientes razones por las que deberían operar con sistemas POS:

  • Mejoran la experiencia de compra. Los clientes tienen siempre altas expectativas al ser atendidos, las cuales se pueden satisfacer mediante los sistemas POS actuales. Reducen los tiempos de espera en filas y aumentan la calidad del servicio al cliente en general. Son altamente rentables y generan grandes resultados por su multifuncionalidad, además, disminuyen los tiempos de captura y ayudan a realizar cálculos de promociones, descuentos e impuestos de manera automática, lo que repercute en la experiencia de los compradores y evita que algunos se retiren de la tienda antes de cerrar la venta.
  • Reducción de errores. El personal del punto de venta tiene limitaciones y las imprecisiones son comunes cuando se trabaja de manera manual. Con el sistema POS se eliminan los errores que puedan aparecer cuando se capturan ventas, además, implementan lectores que agilizan la operación y vuelven preciso el registro de todas las transacciones. Se trata de equipo y software de identificación automática que debe estar en su negocio si desean tener una operación productiva.
  • Brindan información valiosa. Durante cada transacción que realicen brindan muchos detalles sobre los productos. Generan informes y suministran información que puede utilizarse en el futuro para registrar contablemente las operaciones correspondientes a los ingresos por ventas.
  • Aplica especialmente para los sistemas basados en la nube, que pueden usarse desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier lugar y a cualquier hora.
  • Mejora el control de inventario. No se enfocan exclusivamente en las ventas, sino también en los inventarios, ya que permiten conocer en tiempo real la cantidad de mercancías disponibles e incluso algunos crean órdenes de compra o de producción automáticamente si hay algún producto faltante. Todo ello se realiza desde la pantalla y sin necesidad de contactar a las sucursales restantes o equipo de almacén.

¿Qué considerar antes de comprar un sistema POS?

El sistema tiene que ser efectivo para registrar las transacciones, adaptarse a la estructura del negocio y asegurar la agilidad y flexibilidad operativa. Para lograrlo consideren lo siguiente:

  • Cobros electrónicos para efectuar operaciones con diferentes bancos y de distintos servicios que generan comisiones para el comercio.
  • Capacidad de establecer comunicaciones continuas entre el corporativo y las sucursales.
  • Aseguramiento de la expansión, para lo cual es importante un análisis prospectivo si el crecimiento continuo está entre sus planes. Algunas funciones que ayudarán son opciones de idiomas y manejo de distintas monedas.
  • Monitoreo en tiempo real y obtención de métricas importantes como transacciones totales, promedio de ventas por caja, cajero, tienda, departamento, producto, etcétera.
  • Respaldo por profesionales que ofrezcan garantías y servicios postventa.
  • Planificación de las ventas para evaluar el desarrollo del negocio y realizar ajustes en planes de compra futuros.

Si desean un sistema POS de calidad y con precio competitivo contacten a los expertos de TEC Electrónica. Ofrecemos todo el hardware necesario tales como terminales punto de venta, impresoras de tickets, gavetas de valores y lectores de código de barras-báscula, además del software especializado LOC Store Management Suite que es ampliamente utilizado. Para más información, por favor contáctennos directamente. Será un placer poder atenderlos.

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