Hay muchos procesos que deben considerarse para lograr un nivel óptimo de gestión en los negocios, entre los que destaca la automatización e identificación. Cada vez más empresas reconocen el papel crucial de ambos, incluso los pequeños y medianos, por lo que se ha visto un aumento en la implementación de equipos y software, como el código de barras o los puntos de venta. Algunos en los que hay un gran flujo de bienes y personal suelen omitirlos, lo que es un error por los problemas que conlleva, los cuales deben conocer.
¿Qué es un sistema de identificación y por qué es importante en los negocios?
La identificación implica el reconocimiento de personas u objetos, ya sea de forma individual o por grupos. Cuando se otorga una cifra o algún otro tipo de identificador a algo o alguien, es fácil conocer su ubicación, disponibilidad, características, pertenencia, entre otros aspectos. Tal proceso lo realizamos en la vida cotidiana y es de mucha utilidad para socializar o relacionarnos con los distintos bienes en nuestro entorno. La gente suele omitir su importancia, lo que es normal, sin embargo, no puede pensarse así cuando se trata de negocios.
Las empresas dependen de la identificación, ya que solo mediante la aplicación de un código o elemento de reconocimiento es posible gestionar sus operaciones. Los más altos niveles de administración dependen de las identificaciones, ya que con ellas es posible garantizar que se eviten los errores o lagunas en un porcentaje considerable. Los distintos elementos que se almacenan y fluyen en las empresas no pueden pasar como «anónimos». Si esto se permite, puede peligrar su misma estabilidad o afectar su crecimiento. Para evitar estas consecuencias, es necesaria la visibilización a través de los sistemas de identificación.
La aplicación de los sistemas implica el reconocimiento y la prevención. En los negocios, los elementos que deben ser tratados desde los sistemas de identificación son los productos y el personal. Cada uno requiere de acciones, estrategias y tecnologías distintas, como las etiquetas, por lo que es importante abordarlos de manera separada, independientemente de que es necesaria una visión integral para lograr los objetivos de la identificación: el control y administración efectivos de los recursos materiales y humanos.
Tecnologías y software de identificación automática de productos
Las empresas que se dedican a almacenar productos o comerciarlos directamente dependen de una óptima organización, que les permita y facilite su localización. Para ello se asigna a cada bien, antes de su almacenamiento o puesta en venta, un signo de identificación que posibilite brindar y obtener información sobre su tipo, unidades que conforman los lotes, área de ubicación, etcétera. De esta manera las existencias pueden gestionarse y localizarse con mayor eficiencia y se evitan los dos mayores peligros de la ausencia de identificación: los robos y las pérdidas.
Ninguna empresa quiere enfrentar las consecuencias de ambos peligros, por lo que es crucial que implementen tecnologías de identificación automáticas, las cuales son diversas y varían en su funcionamiento, sofisticación, precio y otras características. Tanto para las pequeñas y medianas empresas como para los grandes negocios recomendamos ampliamente la adquisición de las siguientes tecnologías si desean un sistema integral para evitar pérdidas:
Se trata del sistema más utilizado actualmente para el almacenamiento de datos de los artículos, lo cual ayuda a garantizar su trazabilidad. Puede obtenerse mucha información con su uso, por ejemplo, proveedores, precios, fechas, ofertas, descuentos, ubicación, entre otros. Su uso proporciona muchas ventajas, como:
- Posee un bajo costo.
- Mejora la precisión de la información.
- Proporciona datos de manera inmediata y agiliza los procesos de almacenamiento y liberación de productos.
- Se obtiene con el código un control más efectivo del stock.
- Permite que las empresas proporcionen un mejor servicio al cliente.
- Disminuye los errores considerablemente.
- Los datos son capturados con mayor velocidad, lo que aumenta la eficiencia.
- Permite disponer de nuevas categorías de información.
El Código de barras sirve para que la información de los artículos sea codificada, y al ser leído con un escáner brinda datos de estos. Pueden identificarse con su uso ubicaciones, documentos, activos, unidades logísticas y artículos comerciales. Posee requisitos básicos entre los que destacan la lectura fácil y visibilidad, por tal motivo es crucial que los colores usados contrasten. El negro y el blanco es la combinación de mayor contraste y, por tanto, la más utilizada, aunque pueden utilizarse otros colores como el azul-blanco, negro-marrón, por ejemplo, en las cajas.
Para que funcione el sistema de manera óptima es importante disponer de los siguientes componentes básicos:
- Impresoras de etiquetas. Consiste en un equipo de mucha ayuda en la automatización de procesos de diversas instalaciones, por ejemplo, fábricas, bibliotecas, tiendas departamentales, puntos de venta, bodegas, etcétera.
Las impresoras de etiquetas o «de código de barras» se ofrecen con diversas capacidades, ya sea para volúmenes bajos o para trabajo pesado. Son usadas en industrias en las que el tiempo y calidad son cruciales. Permiten a los usuarios crear impresiones resistentes y duraderas de manera económica con tecnología térmica directa o de transferencia térmica, de las cuales ya hemos hablado ampliamente en otras entradas de este blog.
Los tres tipos de impresoras de etiquetas más populares son: portátiles, de mesa o semiindustriales, e industriales. Las portátiles permiten etiquetar en cualquier sitio. Las segundas son para impresiones de volumen medio y las terceras son para imprimir grandes volúmenes en ambientes adversos, como aquellos con mucho polvo, peligro de impactos, entre otros.
- Lectores de códigos de barras. Los códigos impresos son inútiles si no son leídos. Los escáneres cumplen la finalidad de leerlos y de esa manera poder gestionarlos con alguna aplicación. Los que ponemos a su alcance pueden leer todo tipo de códigos, desde apilados y lineales hasta bidimensionales, a cualquier distancia y sobre múltiples materiales. Ofrecemos modelos portátiles, semifijos y fijos para retail.
Los primeros suelen ser de tipo pistola, y pueden adquirirse con cable o inalámbricos. Los segundos se colocan en mostradores y escritorios con poco espacio, asimismo, son ideales para aplicaciones como tiendas de conveniencia o punto de venta. Los últimos son empotrables en el check out, e idóneos para comercios con grandes volúmenes de transacciones y pueden adquirirse con báscula integrada para pesajes de productos vendidos a granel. Manejamos en nuestra oferta principalmente las marcas Honywell, Newland y Datalogic, líderes mundiales por su calidad y precios.
- Permite la impresión de las etiquetas desde escritorio y mostrador, y su gestión. Ofrecemos el software BarTender, de Seagull Scientific, el cual es el más utilizado para el diseño e impresión de códigos, fichas RFID y tarjetas y cuenta con drivers especiales para prácticamente cualquier impresora de código de barras, que permiten utilizar las funciones especiales de cada una.
Para conocer todos nuestros modelos y sus especificaciones, visiten nuestro sitio web.
Etiquetas electrónicas para Cenefas
Se trata de una opción reciente y avanzada para gestionar precios e inventarios en el sector el retail. Cada vez más negocios sustituyen las clásicas etiquetas de papel por las versiones electrónicas, por ejemplo, supermercados y tiendas hágalo-usted-mismo. Poseen funciones más variadas que las versiones de papel y pueden mostrar una gran cantidad de datos a los clientes de manera fácil y efectiva. Su uso implica la digitalización de las empresas, y consisten en un método para modular los precios según los días y horas, por tal motivo son consideradas como más flexibles, además, permiten mostrar descuentos u ofertas en tiempo real.
Las etiquetas electrónicas permiten racionalizar el consumo de papel, reducir los desperdicios, optimizar los márgenes de utilidad de los artículos y disminuir los errores del personal. Pueden mostrar descripciones de los productos, indicar la cantidad de artículos disponibles, e incluso ser gestionadas desde dispositivos móviles.
El líder en el mercado mundial es la marca Pricer, la cual proporciona dos tipos de displays electrónicos: de tinta electrónica basadas en pixeles o LCD basadas en segmentos. Cuentan con etiquetas específicas, que se diseñan para gancheras, congeladores o letreros grandes o para las cenefas de los anaqueles en general. Su practicidad es mucho mayor en comparación con el papel y operan con baterías de litio de larga duración. Todos sus modelos trabajan de manera simultánea en el mismo sistema, lo que permite que los usuarios las mezclen según sus requerimientos en una misma tienda. Las dos líneas de etiquetas de Pricer poseen especificaciones distintas que las hacen apropiadas para múltiples mercados y aplicaciones específicas:
- Línea gráfica. Pueden mostrar gráficas en blanco y negro o en blanco, negro y rojo, y se basan en un display de tinta electrónica o e-paper, lo que proporciona una legibilidad igual a la del papel normal, asimismo, le dan la libertad para acomodar la información y precios de los productos en la cenefa como lo desee, incluso con fotografías, códigos de barras y las tipografías que desee.
- Línea de segmentos. Brindan una solución de gran eficiencia por su costo, y son la mejor opción cuando se necesitan muchos tickets para ofrecer información clara y precisa sin una gran inversión. Poseen pantalla LCD como la de los relojes digitales, además, cuentan con funciones como desplegado de texto con desplazamiento, parpadeo, y muchas distribuciones de campos, según el modelo.
Equipos punto de venta
Se trata de una herramienta de mucha utilidad en tiendas departamentales y de autoservicio, cafeterías, restaurantes, entre otros negocios, los cuales se conforman por un software especializado y una terminal, las que en conjunto permiten administrar las finanzas, hacer más sencillos los inventarios y agilizar el proceso de venta. Su implementación disminuye el tiempo que se invierte en procesos comunes, por ejemplo, verificar precios o inventarios y vender artículos. Algunas razones por las que deben implementar la tecnología punto de venta que ponemos a su alcance son:
- Solucionar las fallas que presentan las cajas convencionales, registrar ventas y proporcionar precisión en reportes y hasta generar facturas electrónicas.
- Pueden visualizarse las compras anteriores, incluidas las realizadas en línea, además, los negocios pueden dar seguimiento a sus productos y servicios.
- Facilita la administración de los inventarios, y permite consultarlos de manera sencilla.
Los equipos punto de venta se dividen principalmente en:
- Terminales todo en uno. Poseen gran potencia sin ocupar mucho espacio en los mostradores gracias a que integran en una sola unidad el monitor, CPU e impresora térmica. La mejor opción si buscan practicidad en un espacio reducido.
- Terminales modulares. Se trata de CPU especiales con amplia durabilidad, desempeño y confiabilidad. Otras ventajas que ofrecen son flexibilidad para que puedan conectar todos los dispositivos periféricos que requieran, y su posibilidad de escalamiento para hacerse más poderosos. Los Periféricos POS que suelen conectárseles son, por ejemplo, impresoras de tickets, monitores con o sin touch screen, displays para los clientes, teclados programables y gavetas de valores.
El mejor software para implementar estos sistemas en cadenas comerciales es LOC Store Management Suite. Se trata de una suite diseñada para la industria de la venta al por menor que también puede usarse en grandes centros de distribución de mayoristas.
Tecnologías y software de identificación automática de personal
Los negocios no solo necesitan identificar los productos que almacenan o venden, también requieren de tecnologías que permitan administrar el acceso, puntualidad y asistencia del personal. Muchos recurren a la contratación de personal adicional para recepción y seguridad, sin embargo, resulta poco conveniente debido a los altos costos que conlleva a largo plazo. La adquisición de sistemas de reconocimiento puede ser alta de manera inicial, sin embargo, permiten una recuperación de la inversión en pocos años y su vida útil es bastante amplia.
Ninguna empresa debe pasar por alto la identificación del personal, si desean evitar diversos problemas serios que pueden afectar la seguridad y bienestar de sus integrantes y clientes: infiltración de personal no autorizado, robos, daños al bienestar físico y emocional de los empleados, ausentismo, falta de administración de los recursos humanos. Hay diversas tecnologías que pueden ayudarles a evitar tales inconvenientes, entre los que destacan:
Sistemas biométricos y para control de asistencia
Los sistemas biométricos consisten en equipos que identifican a los individuos con base en sus cualidades físicas. Hay varios tipos, sin embargo, el más popular es el de huella dactilar. Se trata de uno de los sistemas más fiables en el mercado actual, además, proporciona precisión, alta seguridad y es el más efectivo, sencillo y económico de todos los sistemas basados en la detección de características biológicas. Pueden estar tranquilos con su implementación y seguros de que sus instalaciones estarán protegidas y libres de personal no autorizado.
Los terminales de control de acceso con lector de huellas digitales pueden utilizarse para gestionar los horarios y asistencias del personal, lo que permite administrar los pagos y evitar los ausentismos. En TEC Electrónica ofrecemos dos tipos distintos de sistemas de la célebre marca NITGEN:
- Lectores biométricos de huella digital independientes. Permiten añadir lectura de huella digital en los ordenadores y diversas aplicaciones para garantizar la mayor seguridad de detección con solo colocar el dedo. Se conectan a la computadora vía USB.
- Terminales de control de acceso y asistencia. Pueden controlar con suma eficiencia y confiabilidad sus accesos en zonas restringidas y gestionar la asistencia y puntualidad del personal. Resulta también útil para colegios y otro tipo de establecimientos. No necesitan estar conectadas a una computadora local ya que poseen un teclado y pantalla para la interacción con el usuario.
Estos sistemas de identificación con huella digital pueden implementarse incluso en impresoras multifuncionales como las de Toshiba, para permitir al personal utilizarlas sin tener que digitar una clave numérica a la que se puede dar un mal uso fácilmente.
Equipos de credencialización
Permiten la gestión de los accesos y visitas mediante credenciales. Su uso no solo es conveniente para oficinas, sino que también para organizaciones como escuelas y museos, entre otros sitios donde el control del tráfico es importante. La credencialización es un método usado desde tiempos remotos, sin embargo, la implementación de las nuevas tecnologías de impresión por sublimación permite que las empresas no necesiten recurrir a empresas especializadas buscando soluciones caras y puedan imprimir sus propias credenciales de acuerdo con sus requerimientos. En TEC Electrónica podrán encontrar los siguientes equipos:
- Impresoras de tarjetas PVC. Permiten imprimir tarjetas de PVC durables y con una óptima calidad de imagen, las cuales son más durables que las identificaciones de cartón. En TEC comercializamos la marca de impresoras HiTi.
- Lectores y grabadores de banda magnética (MSR). Son perfectos para integrar programas de cliente frecuente, identificaciones para el control de acceso, etcétera. La marca que manejamos es UNIFORM INDUSTRIAL CORP.
Kioscos informativos y monitores Touchscreen
Se trata de terminales de cómputo que integran un software y hardware especial y que se colocan comúnmente en áreas accesibles para el público, de modo que éste pueda obtener información sobre diversos productos y servicios. Son de gran utilidad en los sistemas de identificación automática, además, integran aplicaciones para el comercio, comunicación, e incluso entretenimiento. Proporcionan información en tiempo real mediante una pantalla táctil, impresoras y parlantes.
Entre los tipos de quioscos y monitores touchscreen más populares están los de la marca ENTEC, la cual es líder en el mercado. Con el quiosco informativo pueden mostrar contenidos multimedia, imprimir, verificar identidades por medio de lectores biométricos, realizar lectura de tarjetas con chips o banda magnética sin requerir de personal que atienda a los visitantes. Los diseños de los muebles de los quioscos son tan variados como las necesidades y gustos de los clientes, gracias a lo cual pueden utilizarse en diversas aplicaciones, por ejemplo, como kioscos informativos de personal, kioscos de trámites para estudiantes en una escuela, como estaciones de mesa de regalos para clientes de una tienda departamental o incluso para verificar precios en un supermercado. Su uso se recomienda para negocios con poco espacio y que no desean dedicar a un empleado a dar información que puede ser obtenida por el usuario de manera sencilla.
Los monitores con touchscreen son perfectos para los sistemas punto de venta y operan con una interfaz de tacto generalmente diseñada para un uso intuitivo y amigable. También contamos con impresoras de la marca CUSTOM, para dotar a sus quioscos con la función de impresión térmica, e imprimir desde documentos en formato A4 hasta tickets.
Toshiba cuenta con equipos multifuncionales que pueden integrarse a nuestros kioscos fácilmente, para habilitar aplicaciones tales como la de facturación en tienda o impresión de documentos oficiales en hojas tamaño carta.
RFID y proximidad
Consiste en una tecnología de comunicación inalámbrica, por radiofrecuencia, que opera con una antena emisora-receptora y tags con pequeñas antenas integradas. Puede compararse con un código de barras, sin embargo, recurre a ondas de radio para la identificación, en vez de hacer una lectura óptica de los códigos. Su uso es cada vez más común en nuestros días, para rastrear la ubicación de productos, realizar inventarios instantáneos, etc. En TEC Electrónica contamos con sistemas y componentes para diseñar un sistema RFID a la medida de las necesidades del usuario final. Pueden utilizarse también para gestionar el control del personal, personas, vehículos, etcétera. Los lectores/grabadores que ofrecemos son de 125 KHz.
Además de estos productos, contamos con otros que les ayudarán a optimizar su sistema de identificación automática y agilizar sus procesos de trabajo, por ejemplo, multifuncionales, tabletas profesionales, y sistemas de pesaje. Si desean adquirir cualquiera de los equipos mencionados en esta publicación, por favor contáctennos sin compromiso a través de los medios listados en nuestro sitio web. Será un placer poder ayudarle.
