Los multifuncionales, también conocidos como impresoras multifunción o MFP, son dispositivos que consolidan la funcionalidad de una impresora, copiadora, escáner y opcionalmente fax en una sola máquina. Las impresoras multifunción son una opción común para las empresas con presupuesto limitado que desean equipos que no ocupen mucho espacio y les ayuden a reducir costos y mejorar el flujo de trabajo, siempre y cuando se elijan los equipos adecuados.
1. Conozcan sus requerimientos
Comprendan lo que necesitan que haga la impresora multifunción para ustedes y sus usuarios. Además de imprimir y copiar, ¿cómo desean utilizar el multifuncional para ayudar a administrar documentos, reducir el uso de papel, simplificar el flujo de trabajo, escanear a la nube, trabajar de forma remota, etcétera? ¿Cuántos trabajos de copiado, impresión, faxeo, escaneo y correo electrónico ejecutarán cada día? ¿Cuántos usuarios compartirán el dispositivo? ¿Necesitarán que sea capaz de imprimir a color? ¿Requerirán de conexión inalámbrica, móvil y a la nube? Hay una serie de requisitos a tener en cuenta.
2. Conozcan el costo total de propiedad y la relación costo / valor
Al evaluar una impresora multifunción, tengan cuidado de no sólo contemplar el costo del hardware inicial. Hay una serie de factores adicionales a considerar, incluido el costo de los consumibles y refacciones. Una vez que se toman en cuenta los costos de la tinta, las impresoras multifunción de inyección de tinta, inicialmente percibidas como de bajo costo, a menudo resultan tener un costo total de propiedad equivalente o mayor que las impresoras multifunción láser de mejor rendimiento y calidad de impresión. El costo total de propiedad también puede aumentar significativamente para dispositivos que son difíciles de usar y mantener, poco confiables o que carecen de las características y la capacidad para producir de manera eficiente y efectiva los resultados que necesitan.
Su multifuncional puede convertirse en un activo útil para administrar y controlar los costos de impresión y también puede agregar nuevas capacidades a su organización si eligen su modelo de manera informada. Consideren cómo los multifuncionales pueden tener un excelente costo total de propiedad y consolidar y mejorar la administración de los recursos en su organización, así como mejorar la eficiencia de los procesos documentales y comerciales.
3. Comparen sus opciones
Comparen los datos sobre el rendimiento real y los requerimientos de mantenimiento del equipo plasmados en las hojas de especificaciones por el proveedor contra datos de agencias de prueba independientes. ¿Qué dicen las personas con experiencia en la industria sobre la calidad y el rendimiento del producto que están considerando?
4. Valoren su compatibilidad con la red existente
Consideren con qué facilidad se integrará el sistema multifunción a su red existente. ¿Es fácil de implementar? ¿Requiere un entrenamiento inicial? ¿Viene con software o asistentes para guiarlos a través de la instalación, la resolución de problemas y la actualización?
Si su grupo de trabajo necesita imprimir desde múltiples dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, etc.), entonces consideren comprar un multifuncional con conexión inalámbrica WiFi. Las impresoras multifunción WiFi se conectan a una red sin necesidad de cableado, lo que permite una impresión móvil fácil y veloz.
5. Sepan lo fácil que es usarlos
Evite los cuellos de botella y el costoso tiempo de inactividad de los empleados al encontrar venta de multifuncionales en DF con un equipo que sea fácil de operar. Busquen interfaces de usuario intuitivas, requisitos mínimos de capacitación y ayuda y documentación en línea de fácil acceso. Es muy recomendable que los equipos cuenten con una póliza de mantenimiento y soporte. Verifiquen que el producto esté respaldado por el servicio proporcionado por el fabricante y la cobertura específica de mantenimiento y soporte ofrecida.
Las interfaces touch screen hacen que las impresoras multifunción de última generación sean especialmente fáciles de usar. Les permiten tocar, deslizar, pellizcar y desplazarse como lo harían en un teléfono inteligente o tableta y con las aplicaciones integradas en la interfaz, pueden agregar, eliminar o intercambiar herramientas para sus propios flujos de trabajo personalizados.
Las impresoras multifunción conectadas a la nube y móviles facilitan el trabajo desde casi cualquier lugar. En estos MFP, las aplicaciones se convierten en su acceso directo para descargar, compartir, imprimir, escanear y distribuir documentos sobre la marcha.
6. Conozcan sus habilidades multitarea
Busquen una impresora multifunción que realmente pueda ser multifuncional. ¿Pueden los usuarios acceder a cada función que necesitan, incluso si otras funciones ya están en uso? Tengan en cuenta que algunos productos ofrecen múltiples funciones en un solo dispositivo, pero es posible que no realicen varias tareas al mismo tiempo. Si no pueden ofrecer todas las funciones de una impresora multifunción al mismo tiempo, pueden correr el riesgo de inactividad debido a cuellos de botella.
7. Conozcan sus capacidades de comunicación bidireccional
Si no se comunica información oportuna y precisa a los usuarios y administradores de TI sobre el estado de los trabajos, las colas y los dispositivos, ustedes y su personal tendrán más trabajo para resolver, prevenir o anticipar problemas. La comunicación bidireccional sólida, tanto en la impresora multifunción como a través de la red, es esencial para mantener un producto funcionando de manera consistente. Investiguen las capacidades de monitoreo de trabajos de impresión y del estado del dispositivo desde el escritorio, así como la capacidad de ver todas las colas de trabajos en el dispositivo y en la red.
8. Conozcan la administración de dispositivos disponible, inteligencia remota y soporte
Consideren el compromiso del proveedor de proporcionar herramientas y utilerías sólidas para la administración de dispositivos y flotas. Esto es algo que puede querer ahora o en el futuro. Busquen un software de administración de dispositivos que optimice la disponibilidad y el tiempo de actividad de la impresora multifunción. ¿El proveedor proporciona un tiempo de respuesta aceptable y una calidad de servicio constante? Ustedes deberían poder confiar en que su impresora multifunción se mantendrá en funcionamiento para garantizar que tenga una oficina eficiente y productiva.
Las impresoras multifunción más sofisticadas les permiten no sólo administrar un equipo, sino flotas de equipos a la vez. Con las herramientas adecuadas integradas su MFP se convierte en el centro de su entorno de documentos. Pueden automatizar procesos comerciales, optimizar la administración de dispositivos de forma remota y ayudar con herramientas integradas. Una interfaz conectada a la aplicación abre una puerta de entrada de posibilidades futuras para la gestión de dispositivos y documentos.
9. Valoren el nivel de seguridad y confidencialidad que necesitan
¿El dispositivo ofrece el nivel de seguridad adecuado para su negocio? ¿Es escalable para proporcionar más seguridad si sus necesidades cambian? Si no se controlan, las impresoras multifunción pueden ser puntos de entrada vulnerables para violaciones de datos o ataques maliciosos. La mejor manera de mantener sus datos seguros es elegir equipos que excedan los estándares de la industria para la prevención de intrusiones, detección de dispositivos, cifrado de datos y borrado seguro de los mismos, como los equipos TOSHIBA. La venta de multifuncionales en México ha mostrado desde hace algunos años atrás una tendencia creciente en medidas de seguridad para proteger los datos de los usuarios.
10. Conozcan el software y soluciones disponibles
Comprendan qué software y soluciones compatibles están disponibles del proveedor, así como de sus socios de soluciones.
Las impresoras multifunción pueden ayudarlos a simplificar procesos de documentos duplicados y engorrosos y a organizar, editar y archivar electrónicamente sus documentos en papel. Con una multifuncional y una aplicación de software pueden convertir documentos de papel en formatos electrónicos y enviarlos a múltiples destinos (correo electrónico, repositorios de documentos basados en la nube, carpetas de red, impresoras remotas, sistemas de automatización de back-office, etc.).
Una vez que estén preparados con el conocimiento que han reunido valorando estos diez puntos podrán tomar la decisión correcta para su negocio. Les recordamos que en TEC Electrónica ponemos a su alcance soluciones para oficina con la marca de multifuncionales TOSHIBA, que son equipos de la más alta calidad diseñados para satisfacer plenamente sus necesidades. Si desean solicitar información detallada acerca de nuestros productos, dejen sus datos en nuestro formulario de contacto, con gusto los atenderemos.
