Las copiadoras se encuentran en diversas instalaciones, especialmente colegios y oficinas, sin embargo, son también útiles para aplicaciones domésticas. Si bien se han convertido en elementos indispensables, la mayoría no sabe cómo instalarlas y usarlas adecuadamente para aprovecharlas al máximo.
Consejos de instalación
Si están por comprar una copiadora es importante que las instalen adecuadamente. Muchos problemas ocurren por errores de instalación, como sobrecalentamiento, cortocircuitos, suciedad en componentes internos, entre otros, por lo que es importante hacerlo adecuadamente y en un buen sitio. Los manuales cuentan con recomendaciones, sin embargo, hay detalles que se pasan por alto y solo son reconocibles por la experiencia. Para una buena instalación consideren lo siguiente:
- Dejen al menos 20 centímetros libres entre la pared y la parte trasera de la fotocopiadora y al menos 10 centímetros en ambos lados. Obtendrá así buena ventilación y evitarán que la unidad se sobrecaliente.
- Conéctenla con una toma de corriente con punto a tierra y próxima a una que esté empotrada en un muro.
- Eviten el uso de extensiones eléctricas o regletas para enchufar la unidad. Tampoco utilicen la misma toma corriente del equipo para conectar otros aparatos. Es necesaria una toma de corriente exclusiva.
- Si la colocarán en un sitio con fluctuaciones o caídas de voltaje del sistema eléctrico, tienen que utilizar un estabilizador de voltaje de amplio rango y disponga de supresor de picos. Si se instalarán varias copiadoras, el estabilizador debe usarse para cada máquina.
- Por ningún motivo permitan que el equipo se exponga directamente a la luz solar, ya que con el tiempo pueden deformarse sus tapas plásticas. Tampoco lo expongan a temperaturas extremas o entornos con mucha humedad, por ejemplo, sitios con calefactores o aires acondicionados, ya que pueden causar humedecimiento en el papel o la formación de condensaciones de humedad en el interior de la unidad, lo que deriva en copias de mala calidad (parcialmente en blanco) y atascamientos de papel (los papeles pueden pegarse y hacer que pasen dos por copia).
- Eviten colocarla en un lugar donde sean altos los riesgos de que sea golpeado, por ejemplo, sobre mesas inestables o pasillos con alto tráfico. Deben de instalarla en una superficie nivelada para que funcione adecuadamente. Si lo colocarán en una mesa, asegúrense de que sea capaz de soportar su peso.
Recomendaciones de uso
Las copiadoras han incrementado sus ventas en los últimos años en la CDMX, principalmente por su durabilidad y versatilidad. No obstante, el uso negligente puede afectar su vida útil y rendimiento. Para usarlas adecuadamente, consideren los siguientes consejos:
Sigan las instrucciones del fabricante
La ventaja de adquirir unidades nuevas es que integran manuales y diagramas dentro de las cubiertas, que muestran cómo deben solucionarse los atascos de papel, cómo abrir las puertas y qué rodillos mover para despejar el papel atorado. Siempre sigan estas instrucciones, ya que su omisión puede derivar en daños en el equipo.
Incluyen también etiquetas adheridas que muestran cómo deben destrabarse los originales que se atasquen en el recorrido del alimentador de originales e instrucciones para cargar tóner nuevo. Evitarán así que se rompan piezas o se derrame un tóner, especialmente si usan tolvas de tóner con asas plásticas, ya que pueden romperse si son empujadas o dobladas incorrectamente.
Procuren usos cuidadosos
La mayoría de los problemas típicos pueden prevenirse si los usuarios son cuidadosos al abrir las puertas, retirar las bandejas de papel cuidadosamente y cerrarlas nuevamente. Deben saber que el funcionamiento interno del equipo es delicado, especialmente en los modelos actuales, que poseen piezas de plástico en tarjetas de circuitos, cables y sensores y pueden romperse o salirse de su sitio si aplican movimientos bruscos.
Coloquen el papel adecuadamente
Las copiadoras integran bandejas encargadas de mantener las pilas de papel. Los montones de hojas deben cargarse correctamente para obtener copias de calidad. Asegúrense de colocar el papel de forma homogénea y que no haya hojas chuecas o con dobleces. Las unidades tienen guías para que las cargas se mantengan en su sitio e impedir que se muevan, sin embargo, no deben llenarse hasta su borde y deben estar ajustadas contra los papeles para evitar que se muevan.
Eviten rebasar el total permitido de carga y en caso de que necesiten usar hojas más grandes o materiales distintos, como acetatos, tienen que usar el alimentador manual incluido en la copiadora. Eviten también abrir y cerrar constantemente la bandeja para colocar pocas hojas, ya que se dañará rápidamente.
Otros consejos que pueden aplicar para mejorar el uso de su copiadora son los siguientes:
- En escuelas y oficinas procuren designar a una persona para que cuida las fotocopiadoras. No basta la vigilancia, el operador principal también debe estar debidamente capacitado, conocer el funcionamiento del equipo y saber aplicar cuidados básicos y limpieza externa como cambiar el tóner y eliminar el residual, remover los papeles atorados, solicitar oportunamente el cambio de insumos como cilindro y revelador.
- Debe encargarse de reportar las fallas que encuentre y coordinar las visitas de técnicos en mantenimiento. Es importante que los operadores secundarios, ya sea personal o alumnos conozcan el equipo, aunque no detalladamente. Basta con que sepan sus funciones básicas y las maneras adecuadas de aprovecharlas.
- Si el operador principal encuentra un problema es importante que se conozca la siguiente información para agilizar la atención técnica: marca, modelo y cantidad de copias actuales en la unidad. Es importante que reporte de forma clara y concisa las fallas detectadas y en qué parte ocurre el problema o si aparece un mensaje de error en la pantalla. Esta información será útil para el técnico y le ayudará a prepararse adecuadamente para visitar las instalaciones.
- Eviten usar papel reciclado con grapas o clips, ya que pueden dañar permanentemente en el cilindro y atascarse dentro de la copiadora.
- Por ningún motivo reutilicen el tóner, ya que puede afectar el funcionamiento del equipo, la calidad de las copias o causar suciedad. Cuando la pantalla indique que el tanque de tóner residual se encuentre lleno, deben retirarlo, colocarlo en una bolsa de plástico y tirarlo a la basura.
- No mezclen ni usen tóner que no sea el indicado para el modelo y marca de su copiadora.
Sigan todas estas recomendaciones y les aseguramos que su unidad durará muchísimos años. Si no cuentan con un ejemplar y desean copias de alta calidad y amplia vida útil acérquense a nuestra venta de copiadoras en Ciudad de México. Para más información completen el formulario y nos contactaremos a la brevedad con ustedes.
