Muchas oficinas operan actualmente sin impresoras o con unidades antiguas que pueden ser funcionales, pero no rentables ni ventajosas como las impresoras multifuncionales. Se trata de equipos que pueden realizar múltiples funciones, como imprimir, escanear, mandar fax, fotocopiar, entre otras. Cada vez más empresarios se percatan de la manera en que impactan en su competitividad, ya que optimizan diversos procesos. Mencionaremos algunos ejemplos a continuación del potencial de una impresora multifunción para aumentar la competitividad de los negocios.
Importancia de las multifuncionales
Las impresoras multifuncionales permiten simplificar las labores de los negocios y son herramientas cruciales para cualquier negocio. Si presenta falla o no satisface los requerimientos de sus usuarios, su trabajo resultará afectado y las consecuencias pueden ser muy molestas, por lo que es importante disponer de equipos que cubran sus necesidades. Con el transcurrir del tiempo, han dejado de ser herramientas simples y monofuncionales y se han vuelto piezas únicas en el mecanismo de los negocios y la calidad de sus servicios, por ejemplo, en las impresiones, tiene incidencias directas sobre el flujo de trabajo, productividad e incluso en la imagen que las empresas dan de sí a sus socios, clientes y empleados.
Hay varias consecuencias negativas derivadas de impresoras de marcas sospechosas, inadecuadas, antiguas o propensas a presentar problemas como altos costos de impresión, calidad de impresión insuficiente, interrupciones en el flujo de trabajo, dependencia de negocios externos e incluso incapacidad para poner en marcha ciertas tareas o emprender nuevas oportunidades de negocio.
Se suma a ello la falta de autonomías. Las unidades actuales no son ya aquellos dispositivos aislados que tenían que conectarse a la laptop o PC de escritorio para que operen y que únicamente contaban con una función. Los modelos que encontrarán con especialistas en venta de multifuncionales en México, consisten en equipos que nos permiten trabajar de manera libre, lo que se traduce en una disminución considerable de la dependencia de otros equipos para crear entornos de trabajo eficientes, además, integran conectividad WiFi y posibilidad de impresiones móviles, lo que ofrece alta flexibilidad.
Una razón por la que muchos no desean adquirir una multifuncional es porque se sienten vulnerables e inseguros, ya que se trata de un sistema autónomo por el que pasa mucha información sensible. La falta de protección puede poner en riesgo sus datos, especialmente si se usan unidades interconectadas mediante WiFi o Bluetooth, ya que son susceptibles, sin embargo, puede integrar protocolos de seguridad como:
- Acceso con contraseña. La mayoría de los equipos necesitan una contraseña para que la interfaz de la pantalla táctil se desbloquee.
- Impresión de extracción. Necesita autenticación para liberar impresiones. Se requiere la contraseña o el deslizamiento de una tarjeta de identificación, lo que evita la liberación de archivos confidenciales.
- Ubicación. Es importante colocar la unidad en un sitio donde no accedan personas no autorizadas.
- Cifrado de datos. Esta solución hará que la información sea inútil para ladrones o personas que acceden a ella por error. El cifrado de datos debe realizarse durante la transmisión.
Es importante pensar en las ventajas que proporcionan las multifuncionales de calidad para las empresas y así entender por qué repercute en su éxito. Adquirir un buen ejemplar permite realizar eficientemente las actividades diarias sin problemas de pésima resolución, materializar distintas ideas y obtener prestaciones y funciones que implican altos costos si se adquieren equipos por separado. Todo ello se traduce en una excelente experiencia de usuario, que puede mejorar si consideran consejos para mejorar el rendimiento de las multifuncionales.
Las multifuncionales aumentan la competitividad
Ser competitivos es algo crucial para todos los negocios que desean crecer y mejorar sus relaciones internas y externas. Para lograrlo es necesario contar con el respaldo de diversos equipos, entre lo que destacan las multifuncionales. La manera en que pueden impactar en su negocio es la siguiente:
Acceso a la información desde cualquier dispositivo
Quedaron atrás aquellos tiempos en los que se necesitaba una carpeta compartida en la red para guardar los documentos escaneado y donde no había comodidad, confidencialidad, óptima operatividad y eficiencia. Las unidades multifunción de hoy en día son equipos inteligentes diseñados para aumentar la eficiencia de la gestión documental.
Manejo centralizado
Si disponen de un multifuncional no necesitarán contar con diversos mobiliarios para distribuir en la oficina dispositivos como impresoras, escáner, fax, fotocopiadoras, entre otros, ya que reúnen todas esas funciones en una unidad compacta. La gestión de archivos será muy cómoda y ahorrarán bastante espacio, lo que evita accidentes, golpes constantes por descuidos, entre otros.
Impresiones de nivel profesional
Si su negocio invierte constantemente en la renovación de equipos informáticos, ¿por qué no hacer lo mismo con las impresoras? Los equipos actuales son completamente diferentes a los del pasado. Las multifuncionales son muy efectivas, intuitivas y proporcionan acabados de alta calidad, además, están siempre listas para ser usadas sin saturaciones.
Alta velocidad
Una situación común que disminuye la competitividad es la dependencia a un dispositivo único para escanear, imprimir o fotocopiar. Afecta a cualquier negocio, especialmente empresas con muchos empleados. Si se opera con documentos abundantes, el tiempo y la velocidad de operación puede repercutir en la productividad y entorpecer actividades como visitas con clientes, reuniones, entregas urgentes, entre otras. Las unidades multifunción de marca son muy rápidas y pueden imprimir centenares de hojas en cuestión de minutos.
Adaptable a cada tipo de hardware y diferentes tecnologías
Una situación verdaderamente molesta, especialmente para los líderes de negocios, es cuando sus equipos funcionan con ciertos dispositivos y con otros no. Una multifuncional de calidad y marca no solo rebasan las barreras que imaginen a nivel de innovación, también se actualizan automáticamente cuando una funcionalidad relevante se libera en el mercado. Tendrán de esta manera la tranquilidad de que su equipo se sincronice correctamente con todos los dispositivos desde los que envíen órdenes de impresión.
WIFI
Si adquieren una multifuncional podrán imprimir documentos desde cualquier sitio sin depender de los cables, que siempre entorpecen el paso cuando se encuentran en el suelo o debajo de las mesas y que en ocasiones pueden causar tropiezos y jalar consigo el equipo, lo que causa su avería y gastos en reparación o adquisición de un nuevo ejemplar.
La opción de imprimir vía WiFi permite que los usuarios envíen documentos a la unidad desde su dispositivo móvil, además, no será necesario salir de una reunión para dar al Ctrl+P y disponer del material que requieren instantáneamente en la bandeja de su equipo.
Puede parecer poca cosa, sin embargo, una multifuncional realmente impacta en la productividad. Compruébenlo con la renta de unidades que ofrecen empresas como TEC Electrónica y si les convence opten por nuestra venta de multifuncionales en CDMX. Para más información llenen el formulario de nuestro sitio web.
