Las impresoras multifuncionales han llegado para optimizar los procesos de oficina de una manera inigualable y permitir que las personas sean ecológicas al imprimir. Su equipo de oficina es una herramienta para ayudar a que su negocio prospere. En el mejor de los mundos, debería ayudar a sus empleados a completar sus tareas de manera eficiente, pasando de un proceso a otro sin interrupciones debido a fallas del equipo o problemas de mantenimiento.
Una de las formas de convertir este sueño en realidad es considerar la sustitución de dispositivos independientes (impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax) por un dispositivo: una impresora multifunción de última generación. Ya sea para una oficina pequeña o grande, este equipo se ha convertido en la herramienta indispensable para realizar diversas tareas diarias con la mayor facilidad y agilidad posible.
¿Ya conocen las ventajas de usar este equipo? En la actualidad, el mercado ofrece diversos modelos de equipos diferentes que se pueden ajustar perfectamente a las necesidades de cada empresa para optimizar los costos y la producción de una organización. Sin las multifuncionales ya no es posible imprimir, escanear y realizar distintas funciones de manera óptima. Entonces, descubran, a partir de ahora, qué son estos equipos, su funcionamiento y beneficios:
¿Qué es una impresora multifuncional?
La impresora multifuncional es un dispositivo que incorpora, como su nombre indica, las funciones de impresora, escáner y fotocopiadora en un solo dispositivo. Dependiendo del modelo, el equipo también puede tener la función de fax y permitir el uso de tarjetas de memoria USB. De ahí proviene su nombre “multifuncional” porque permite realizar distintas funciones sin mayor esfuerzo con un mismo equipo.
Es decir, es un dispositivo capaz de realizar las funciones de hasta 4 dispositivos diferentes. Esto puede proporcionar muchos beneficios a los usuarios, especialmente a las empresas que buscan reducir costos y mejorar la productividad. Además, se distinguen porque son sencillas de usar y de esta manera los empleados pueden usarlo sin necesidad de ser expertos en informática o tecnología, o pedir ayuda extra.
¿Cuáles son los beneficios de usar impresoras multifuncionales?
Aumentar la satisfacción del usuario
Cuando se les pide a los empleados que se capaciten y se mantengan actualizados en cuatro dispositivos, pueden volver automáticamente (e incluso sin saberlo) a los métodos y dispositivos preferidos, perdiendo oportunidades de optimizar sus rutinas diarias. Una impresora multifunción fácil de usar simplifica la capacitación y aumenta la satisfacción laboral de los empleados. En muchos casos, no es necesaria una capacitación extra, sino que es posible aprender a usarla con solo leer un breve manual.
Cuando los empleados aprendan lo fácil que es convertir los procesos en papel engorrosos y que consumen mucho tiempo en flujos de trabajo digitales optimizados, estarán ansiosos por implementar nuevos métodos, lo que le permitirá ahorrar tiempo y dinero a su empresa en el proceso. Todos se benefician y aún el medio ambiente porque no será necesario desperdiciar un gran número de hojas.
Disminuir la necesidad de inversión
La mayoría de las empresas tienen un presupuesto ajustado. Aun así, por desconocimiento, invierte en la adquisición de diversos equipos con funciones separadas, gastando más dinero en mantenimiento y renovación tecnológica con el tiempo. Esto no sucede con la impresora multifunción, ya que es solo un dispositivo y aún logra devolver la inversión más rápidamente. Es un equipo potente que realiza varias funciones de una forma sencilla.
Esta es una forma de mejorar la relación costo-beneficio de las inversiones realizadas en tecnologías y liberar más recursos para su aplicación en otras áreas más críticas del negocio. Cuando está buscando una empresa dedicada a la venta de multifuncionales en CDMX no solo está en la búsqueda de disminuir la inversión, sino también de equipar la empresa con la mejor tecnología de punta.
Acelerar la productividad
Con un solo dispositivo multifuncional en la oficina, se pueden centralizar múltiples tareas en un solo lugar. Además, algunos modelos de impresoras multifunción más modernas permiten el acceso mediante Bluetooth y WiFi, en este caso las funciones, principalmente de impresión, se pueden realizar sin conexión por cable. ¡Es un equipo muy necesario!
Por ejemplo, los pedidos de ventas se pueden enviar a través de dispositivos móviles a las impresoras, lo que fomenta la formación de equipos de trabajo distribuido. Además, no podemos dejar de mencionar que se puede obtener una alta ganancia en la productividad por el hecho de que este tipo de impresora puede realizar más de una tarea al mismo tiempo. Esto significa que, mientras ejecuta una orden de impresión, por ejemplo, se puede digitalizar otro documento simultáneamente.
Ahorrar espacio
Hoy en día, todavía es común encontrar oficinas con espacios muy limitados por la cantidad de equipos y cableado en todas partes. Sin embargo, si la empresa cambia la impresora, fotocopiadora, escáner y fax por un único dispositivo multifuncional, debería ganar entornos mucho más organizados y áreas libres para mejorar la circulación interna. De esta manera, va a permitir un espacio de trabajo más integrado y cómodo para sus colaboradores.
Configuración intuitiva del dispositivo
Estos equipos tienen interfaces fáciles de usar para facilitar la comprensión de los procesos rutinarios. Además, permite brindar ayuda y pautas de resolución de problemas simples, en el dispositivo o en línea. Esto ha permitido que la venta de multifuncionales en México haya aumentado considerablemente en los últimos años porque ha permitido que las empresas optimicen los diferentes procesos para una gestión documental eficaz.
Reducir las cargas del personal de TI
Varios dispositivos en su organización, desde impresoras de escritorio y escáneres hasta faxes y fotocopiadoras, exigen tiempo de su personal de TI que podría ser mejor empleado en proyectos de valor agregado e innovación. Reducir la cantidad de dispositivos que gestiona su personal de TI es una forma simple pero efectiva de reducir el tiempo y el dinero gastado en la administración de su equipo de oficina.
Reducir el tiempo dedicado al mantenimiento del hardware
Con estos equipos puede administrar consumibles para un solo dispositivo en lugar de cuatro. Además de reducir el tiempo dedicado a las actualizaciones de software. Es importante que reduzca el tiempo de formación necesario con varios dispositivos. Para conocer más formas en que su organización puede beneficiarse de una impresora multifunción. Con este dispositivo no tendrá que invertir mucho tiempo en el mantenimiento de hardware porque su mantenimiento es sencillo.
Fácil de instalar
Una cosa que pocas personas consideran es la complejidad de instalar varios dispositivos, que necesitan comunicarse entre sí y trabajar de manera integrada. Con la impresora multifunción, solo se requiere una instalación y puede ser tan simple como rápida de realizar. Solo necesitará una toma de corriente, lo que reduce en gran medida la maraña de cables esparcidos por el piso de la oficina.
Adicionalmente, los modelos vienen con controladores de instalación con una interfaz intuitiva, lo que facilita la configuración. Es decir, los procesos de integración con otros equipos y la red interna de la empresa los puede realizar cualquier persona, sin necesidad de un técnico informático cercano. Lo mismo ocurrirá cuando necesite reemplazar los cartuchos de tinta y tóner. Estos dos últimos beneficios están altamente ligados.
Las impresoras multifuncionales han llegado para optimizar los procesos operativos. Todos los empleados van a poder usar estos equipos sin ser unos ingenieros en sistemas expertos. En este artículo tan solo hemos mencionado algunos beneficios que este dispositivo ofrece en el día a día de toda oficina. En TEC electrónica podrán encontrar la mejor línea des impresoras multifuncionales para su negocio: la línea Toshiba eStudio. Si desean más información llámennos o llenen el formulario de contacto que encontrarán en nuestro sitio web y con gusto nos pondremos en contacto con usted.
