Ya sea que tengan una tienda grande o pequeña, siempre es ventajoso disponer de herramientas que faciliten las operaciones de compra y venta. Disponer de sistemas es necesario si comienzan a expandirse, ya que permiten garantizar servicios de alta calidad. Algunos ejemplos que no pueden faltar son el software para comercio electrónico que integra el sistema de punto de venta con internet. Este es cada vez más utilizado, sin embargo, es importante que conozcan sus componentes y funcionamiento si piensan instalarlo.
¿Qué es un sistema de punto de venta?
Se trata de un software como el utilizado en restaurantes, por ejemplo, el que permite gestionar los ingresos y ventas de las tiendas con ayuda de una plataforma digital. Tiene diversas funciones, como registrar transacciones de venta, controlar los inventarios, organizar información de los clientes, generar análisis y reportes de los patrones de compra y entregar estadísticas de la operación, además, permite proporcionar servicios personalizados a los clientes, de acuerdo a su perfil e historial de compras. Los sistemas de punto de venta automatizan los procesos de venta, desde el registro de los datos hasta realizar la transacción con el banco de los clientes, y vuelven más prácticas diversas actividades y áreas del negocio, lo que permite que los propietarios y personal se enfoquen en otros aspectos.
¿Cuáles son los componentes de un sistema de punto de venta?
Para que operen de forma adecuada es necesario que haya componentes específicos y que trabajen en conjunto para optimizar las experiencias de compra. Es importante prestarle la atención debida a cada engranaje para que el mecanismo funcione adecuadamente. Este sistema no puede operar sin los siguientes componentes:
Hardware
Se trata de los componentes físicos del sistema de punto de venta. En él será almacenada toda la información, por lo que es importante adquirir un hardware eficiente y seguro. Es importante que la plataforma que elijan tenga alta capacidad de almacenamiento y que soporte el volumen de datos continuo generado por la administración comercial. Para que este mecanismo opere correctamente necesita algunos elementos específicos:
- Scanners de código de barras. Su función es leer los códigos de los productos y cupones y enviarlos al ordenador.
- Registra todas las transacciones. Consulta los precios de los artículos, sistematiza la venta, registra la cuenta de los clientes y formaliza las transacciones, además, envía la información de forma automática a otros sistemas como por ejemplo el de inventarios, con el fin de que la base de datos esté actualizada en todo momento.
- Lector de tarjetas. Lee la información de las tarjetas de débito y crédito de los clientes y posteriormente la envía a la computadora donde se decodifica para llevar a cabo la transacción bancaria. También pueden leer las tarjetas de cliente frecuente de programas de lealtad.
Software
La computadora requiere un software de punto de venta con ciertas características para ofrecer amplios beneficios y cumplir cada función. El principal sería uno que descifre información encriptada, como la de las tarjetas bancarias de los clientes. Los sistemas de punto de venta modernos son flexibles con respecto al número de programas con los que pueden operar, lo que quiere decir que pueden instalarse varios softwares para efectuar labores específicas mientras que el sistema punto de venta (o “POS”) actualiza de forma automática el control de inventario con cada venta que se realice además de calcular deducciones e impuestos, brindar reportes del flujo de ingresos, estadísticas de frecuencia de venta por artículo o departamento, entre otros.
El sistema POS puede trabajar en conjunto con el software para comercio electrónico unificando la experiencia de compra del cliente en lo que se ha dado en llamarse un sistema de ventas omnicanal. Así, un software para comercio electrónico pueden almacenarse datos valiosos del cliente para optimizar y personalizar el servicio, tales como sus preferencias y patrones de compra, entre otros, y esta información puede ser utilizada en el punto de venta de la tienda para otorgar ofertas o cupones al cliente que le sean realmente atractivos. Por ejemplo, si el software de e-commerce indica que el cliente compra usualmente pañales para bebé, se le puede ofrecer un descuento en el departamento completo de bebés.
Elijan el programa que se adapte mejor a su tienda y brinde comodidad a sus clientes habituales, además, consideren cuáles son las áreas que deben mejorar para realizar la mejor elección.
Otros elementos
Hasta aquí hemos mencionado los elementos básicos del sistema de punto de venta, sin embargo, pueden instalarse otros elementos para mejorar su funcionamiento. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Lector-báscula. No se trata del común scanner de códigos UPC tipo pistola, sino que este lector puede determinar, gracias a la báscula que incorpora, el peso de los artículos que se están vendiendo, lo que es ideal para supermercados o negocios donde se oferten productos a granel que necesiten ser pesados para su venta.
- Gaveta o cajón de valores, para almacenar el dinero en efectivo y documentos con valor tales como cheques o vales.
- Impresora térmica. Imprime los tickets e incluso las facturas de los clientes.
- Consiste en un dispositivo encargado de procesar la información bancaria de una transacción de venta con tarjetas de débito o crédito. Se utiliza para leer la información cifrada en la banda magnética o chip de las tarjetas y conectarse de manera directa con los bancos mediante una línea telefónica normal o celular para concretar las ventas.
- Pantallas táctiles. Vuelven más sencilla e intuitiva la operación de los cajeros y permiten que los clientes observen más fácilmente los datos de su compra gracias a su amplio tamaño.
¿Cómo es el proceso de transacción?
Ahora que conocen los elementos del sistema de punto de venta podrán conocer cómo operan en conjunto y hacen funcionar al sistema. El proceso, de forma ordenada, se desarrolla de la siguiente manera.
- El código de barras UPC o EAN de las mercancías es leído por el scanner.
- La compra total del cliente es totalizada con ayuda de la computadora.
- El cliente decide la forma o formas de pago que utilizará para saldar el total.
- En caso de ventas con tarjeta bancaria, la información de la tarjeta del cliente es decodificada por la TPV para iniciar la transacción.
- Una solicitud de verificación es enviada al banco del cliente por medio de una señal telefónica.
- Si el banco corrobora que hay suficientes fondos en la cuenta del cliente para concretar la venta, se aprueba la transacción.
- El cliente proporciona su NIP y se completa la compra.
- El banco corrobora que la deducción se efectuó sin inconvenientes.
- Con una impresora de tickets se emite un ticket de compra para el cliente, de modo que confirme que todo se encuentra en orden, así como un voucher de la transacción bancaria.
- El cliente puede retirarse del establecimiento con su producto y habrá obtenido durante el proceso una experiencia de compra eficiente y de calidad.
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