Actualmente, muchas escuelas utilizan multifuncionales por las ventajas que proporcionan en comparación con los equipos separados, como fax, copiadoras, impresoras, scanner, entre otros. Agilizan y simplifican muchas actividades para alumnos y maestros y son una excelente inversión, especialmente para preparatorias y universidades. Si desean actualizar los colegios a su cargo con equipos multifunción, deben considerar diversos aspectos relevantes sobre ellos.
¿En qué consisten?
Consisten en periféricos que permiten conectarse a un ordenador y comúnmente poseen un bloque único y fijo con funciones de fotocopiadora, scanner e impresora. Integran otras funciones según el modelo, como fax, lector de tarjetas de memoria, disco duro y opciones para imprimir directamente fotografías de cámaras digitales o dispositivos móviles. Pueden funcionar como periférico de entrada y salida del ordenador o de forma autónoma, sin requerir que se encuentre encendido el computador.
Las funciones de escaneado o digitalización, fax y fotocopiadora de las multifuncionales, que también pueden mejorar la productividad de las oficinas, son muy populares hoy en día en todo tipo de negocios. Cabe añadir que en muchos equipos ya es posible escanear directamente a una memoria insertada en el puerto USB del dispoisitivo. Con respecto al software de los equipos multifunción, comúnmente abarca cinco tipos que son muy útiles para los colegios: programa de administración, artes gráficas, gestión de documentos, impresión y software ad hoc.
Estas son las características más comunes en los equipos que se ofrecen en la venta de multifuncionales en CDMX. A partir de ellas las personas a cargo de escuelas podrán mejorar sus prestaciones, con la consideración de que los precios varían según las adiciones de los modelos.
¿Qué ventajas ofrecen?
La implementación de una multifuncional en escuelas conlleva los siguientes beneficios:
- Los equipos multifunción ofrecen a los usuarios características adicionales que no podrían obtenerse de otra forma si se compra un solo tipo de máquina. La posibilidad de imprimir y escanear documentos en un dispositivo único también es conveniente, ya que no tendrán que configurar dos equipos por separado o desplazarse en diversos puntos dentro del colegio para efectuar ambas tareas.
- Con las multifuncionales no tendrán que comprar varios dispositivos, ya que bastará con uno que cumpla sus funciones. Si bien su precio es más alto, en comparación, que el de las impresoras convencionales, es menor si se compara con el total de los diversos equipos por separado, además, su precio de mantenimiento es mucho menor y su vida útil es bastante más larga.
- Ahorro de espacio. Si bien una multifuncional es más voluminosa que una impresora simple, ocupa menos espacio que múltiples equipos en una misma habitación. Podrán así evitar obstáculos y aprovecharán mejor el espacio sobrante para colocar otras herramientas o elementos importantes para el colegio. Actualmente y con el avance de las tecnologías, los modelos se diseñan cada vez más compactos y pueden colocarse incluso sobre escritorios. Los equipos de gama alta necesitan más espacio y algunos pueden personalizarse según los requerimientos de la escuela mediante la implementación de accesorios y actualizaciones y pese a sus dimensiones ahorran aún espacio.
- Ahorro energético. Los equipos multifunción necesitan únicamente un cable para ser alimentados, lo que disminuye la congestión del cableado y la electricidad requerida para su ejecución. El ahorro energético también deriva en ahorro de costos.
- Ahorro de tiempo. La combinación de múltiples funciones en un solo equipo evita realizar diversas actualizaciones de equipos que incluyen controladores y programas distintos. Disminuye así el tiempo de mantenimiento.
- Disminución de residuos. Las multifuncionales son seguras para sus datos y usan solo un set de consumibles para múltiples operaciones, lo que evita el almacenamiento de diversos consumibles de distintas marcas y tipos. Disminuyen también la cantidad de material desechable o reciclable que queda de los suministros y su embalaje, lo que es amigable con el medio ambiente.
¿Qué características deben considerar antes de adquirir una multifuncional?
Consideren los siguientes 6 aspectos:
Formas de impresión
Existen diversas opciones de impresión, las más notables son las siguientes:
- Láser. Se sugiere cuando es necesario imprimir muchas hojas con alta velocidad y calidad, lo que lo vuelve la mejor opción para colegios.
- Inyección de Tinta. Es útil para sitios donde no se requieren muchas impresiones y si bien es más económica esta forma, el costo por impresión es alto, además, debe cambiarse el cartucho con más frecuencia que el de una máquina láser, ya que gasta tinta más rápido.
- Tinta sólida. Se recomienda para sitios donde se necesiten impresiones a color con excelente calidad. Sus cartuchos duran bastante, lo que reduce los costos por impresión, sin embargo, son útiles para instalaciones que requiere imprimir en pequeñas cantidades.
Valor del cartucho
Es importante que revisen los costos de los cartuchos. Los fabricantes se esfuerzan por diseñar cartuchos de alto rendimiento y precio bajo para que los usuarios no recurran a servicios de rellenado que pueden dañar el equipo y adquieran cartuchos nuevos y originales. No hay una tendencia de cartuchos en particular, ya que a los usuarios les interesan los costos bajos y rendimiento. Antes de adquirir un equipo verifique cuántas hojas puede imprimir con un cartucho, información que está disponible en las cajas de los cartuchos o en las fichas técnicas de especificaciones del equipo.
Internet WiFi
Actualmente, es una de las funciones más importantes, pues permite imprimir documentos desde cualquier sitio, además, permite imprimir desde cualquier dispositivo móvil y sin requerir que la impresora se conecte a un ordenador. Los equipos con conectividad son más costosos, pero es una inversión que vale la pena. No requieren cables ni necesitan conectarse a computadoras y son más estéticas. Se trata de una excelente solución, ya que cada vez más escuelas implementan tabletas para sus alumnos y usan smartphones para realizar sus actividades.
Rendimiento y calidad de impresión
Es importante que las multifuncionales tengan excelente velocidad de impresión (rendimiento), lo que ahorrará tiempo cuando deban imprimirse muchas hojas, algo común en preparatorias y universidades. La calidad de la imagen también es importante. De nada sirve contar con un equipo rápido si no produce imágenes con colores de alta calidad o claras.
Características adicionales
Dos puntos importantes son el costo final por impresión y la capacidad del equipo. Si la multifuncional se sobrecalienta rápidamente y no es capaz de imprimir cientos de páginas seguidas sin dar ningún problema, se trata de una mala opción de compra. Eviten el error que cometen muchos dueños de colegios, que se enfocan únicamente en el precio y en su lugar prioricen la capacidad y calidad de impresión. El costo por impresión es importante. Si en la escuela se imprimirá mucho y adquieren una multifuncional barato, pero que necesita cambios de cartucho cada quincena, lo que gastó en ella lo invertirán en refacciones y mano de obra que no son económicos.
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