¿Qué debe tener un multifuncional para incrementar la productividad de su oficina?

 En Multifuncionales

Son cada vez más los dueños de oficinas que adquieren multifuncionales por las ventajas que ofrecen. ¿Cómo no sentirse satisfecho con un equipo que incluye una gran variedad de funciones como imprimir, escanear, fotocopiar, hacer envíos vía fax, entre otras? Representa una excelente manera de ahorrar dinero y espacio y repercute positivamente en la competitividad de los negocios, sin embargo, no todos los equipos en el mercado pueden satisfacer los requerimientos de todas las organizaciones.

Es importante adquirir un equipo que cumpla con ciertos requisitos y características para que los negocios aumenten realmente su productividad y sean más competitivos. Si piensan adquirir una impresora multifuncional para simplificar sus labores, consideren lo siguiente:

Aprendan a reconocer una multifuncional adecuada para su negocio

Las multifuncionales son equipos indispensables en las oficinas, sin embargo, actualizarlas o adquirir una puede ser difícil para algunas personas sin experiencia en esta tarea. Algunos consideran únicamente criterios como los costos iniciales o a largo plazo, sin embargo, deben tomarse en cuenta una serie de requisitos que influyen en gran medida en aspectos como seguridad, funcionalidad y capacidad. Otros se enfocan únicamente en los costos por página o en la marca, pero no son suficientes para ganar competitividad y es probable que realicen una mala compra.

Somos conscientes de la importancia que tienen las impresoras multifuncionales para muchos centros de oficinas, por lo que enlistamos los requisitos más relevantes que deben cumplir los equipos profesionales. Es importante que adquieran una impresora de calidad que cumpla con ellos y acercarse a proveedores confiables para lograr un entorno de impresión eficiente y optimizado.

Alta velocidad de impresión

Se trata de un factor relevante que repercute en la rapidez operativa de los equipos, sin embargo, debe considerarse que su valor tiene que ajustarse a la óptima capacidad de impresión de cada modelo. Las unidades diseñadas para realizar impresiones mensuales en grandes cantidades y de forma óptima proporcionan alta velocidad de impresión.

La velocidad de impresión afecta el ritmo de trabajo de los negocios, además, es crucial cuando las unidades deben usarse por todo el personal. Si trabaja de manera lenta, derivará en esperas y largas filas para imprimir, lo que puede disminuir la productividad de los empleados. Las impresoras pueden lograr velocidades de más de 70 páginas por minuto, por lo que se recomienda cuestionar a sus proveedores sobre este punto y elegir la más rápida que se adecúe a su presupuesto.

Óptima administración y alta seguridad

Es importante adquirir unidades que ofrezcan opciones de seguridad robustas, ya que los cibercriminales han dejado de limitarse a realizar ataques de malware a ordenadores y dispositivos móviles y comienzan a volverse una amenaza incluso para las multifuncionales. En muchos casos es inevitable pasar información sensible por ellas que puede quedar expuesta si ocurre algún ciberataque, por tal motivo debe estar altamente protegida para que la información no sea filtrada y derive en grandes pérdidas, incluso millonarias.

Las unidades de Toshiba poseen excelentes herramientas de seguridad para proteger documentos e información valiosa, por ejemplo, su disco duro permite el cifrado AES en tiempo real y sin pérdidas de rendimiento. Cuando se retira sin autorización y se conecta a un sistema distinto, el contenido se autodestruye, lo que asegura la privacidad. Otras herramientas son la autenticación de red, acceso basado en roles, tarjetas de proximidad, códigos de acceso, entre otras.

Excelente capacidad de impresión

Se trata de un requisito fundamental, ya que determina el volumen de trabajo sin suponer sobreesfuerzos. Adquirir una unidad con un alto ciclo mensual de impresión es crucial para garantizar su larga vida útil y aprovecharla al máximo. Por ejemplo, si adquieren una en nuestra venta de multifuncionales en CDMX con capacidad de 800 a 4,000 impresiones mensuales y su negocio posee un ciclo de 2,000 impresiones al mes, se hallarán en un excelente nivel, además, podrán usar aún el equipo si su capacidad aumenta hasta 3,000 impresiones mensuales.

Conectividad

Una multifuncional profesional debe, además de cumplir con eficiencia las funciones típicas como fotocopiar, escanear o enviar faxes, adaptarse a los requerimientos actuales, por lo que es crucial que tenga soporte de impresión móvil y pueda conectarse de forma inalámbrica. La conectividad WiFi vuelve más sencilla la gestión, configuración e instalación de un ejemplar, ya que minimiza la dependencia del cableado y puede cambiarse de sitio sin complicaciones según sus requerimientos.

Por otra parte, la función de impresión móvil permite utilizar una Tablet o Smartphone para imprimir de forma remota, lo que es una gran ventaja para la tendencia llamada BYOD (Bring Your Own Device o Trae tu propio dispositivo), la cual consiste en que los empleados utilizan sus dispositivos personales para trabajar. Esto incrementa la productividad del personal y transforma completamente la idea del escritorio convencional. Otro aspecto de conectividad útil para los negocios es la conexión a la nube, para optimizar la conexión de los documentos desde un dispositivo móvil.

Alta calidad de impresión y bajo costo por página

La calidad de las actividades realizadas por las empresas habla por ellas mismas. Lo mismo aplica para la calidad de impresiones. Usar una multifuncional deficiente y de baja calidad repercute negativamente en las operaciones y puede derivar en trabajos rechazados e incluso pérdidas de clientes, por tal motivo asegúrense de adquirir un equipo de alta calidad y de marcas reconocidas como Toshiba.

Otros aspectos muy importantes son la eficiencia y costo por página, ya que impactan de manera directa en los gastos diarios que deben soportar los negocios, por ello es importante recurrir a una opción que tenga bajo consumo energético, además de que cuente con impresión por ambas caras de la hoja y soporte tóner o cartuchos de alta capacidad. Las impresoras rápidas y avanzadas que representan altos costos por página no son una opción conveniente, ya que será ineficiente y los gastos implicados a largo plazo serán notables.

Ahorro de papel y tinta

No deben pasar por alto la posibilidad de adquirir una multifuncional que les permita ahorrar dinero y sea al mismo tiempo amigable con el medio ambiente, como la innovadora e-Studio 4508LP de Toshiba, que le permite reciclar una hoja impresa más de cinco veces. No todos los equipos pueden proporcionar ambas ventajas, por lo que es aconsejable la revisión de las especificaciones técnicas del equipo en cuestión. Pueden también buscar casos de éxito de los equipos de su interés en internet, o cerciorarse de que cumplan con las normativas relacionada con el medio ambiente, tales como Energy Star para el ahorro de energía.

Si desean el respaldo de una empresa con amplia experiencia en la venta de multifuncionales en México, contacten al equipo de TEC Electrónica. Somos una empresa referente en la industria de la automatización de todo tipo de negocios y contamos con múltiples soluciones integrales, incluyendo las impresoras multifunción de la marca Toshiba. Para más información, completen el formulario disponible en nuestro sitio web.

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