La eficiencia y la optimización de los recursos son clave para el sector empresarial y, como tal, es necesario disponer de un equipo adecuado para la gestión de documentos. Por ejemplo, las multifuncionales son equipos que, sin duda, marcan la diferencia, sobre todo al saber elegir las mejores opciones que ofrece el mercado.
Extensa lista de empresas puede llegar a enfrentarse a la decisión de adquirir un equipo estándar o una multifuncional, sin conocer o identificar las diferencias y beneficios que cada una de estas ofrece.
Si bien una impresora cumple con la función básica de imprimir documentos, una multifuncional hace más que esto. Lo que permite la digitalización y la conectividad con inclusive plataformas en la nube. De este modo, no sólo se ahorra costos y espacios, sino que también se puede mejorar la productividad dentro de las empresas.
¿En qué consiste una multifuncional
Es un equipo que combina varias funciones en un solo dispositivo. Aparte de imprimir, permite copiar, escanear y enviar fax, otorgando una solución integral para la gestión de documentos en los negocios. Entre sus principales funciones se encuentran:
- Impresión de excelente calidad, en blanco y negro o a color, con alternativas de impresión dúplex, que ayuda a ahorrar papel.
- Escaneo avanzado: es una característica que permite digitalizar documentos y tener la oportunidad de enviarlos a correos electrónicos, servicios en la nube o carpetas en red.
- Copiado eficiente, sin tener que adquirir otros equipos.
- Envío de fax integrado, sobre todo útil en empresas que necesitan documentación física.
¿Por qué es una de las mejores herramientas para las empresas?
Las multifuncionales Toshiba son herramientas clave para empresas de cualquier tamaño, gracias a la capacidad de mejorar la eficiencia operativa:
Mayor productividad y optimización del espacio
Una impresora con esta capacidad permite enfocarse en cualquier tarea de escaneo, impresión y copiado en un solo equipo, lo que facilita notablemente su acceso y uso en negocios de diferentes tamaños. Esto se traduce en ahorro de espacio, a diferencia de tener varios equipos individuales y mejora de forma significativa el flujo de trabajo dentro del equipo.
Reducción de costos operativos
Al integrar diversas funciones en un mismo equipo, las empresas pueden disminuir gastos en la compra de equipos extra. Asimismo, reducen los costos en consumibles y energía, porque estos equipos están creados para ser eficientes en el uso de la tinta y electricidad.
Conectividad y digitalización de documentos
Los negocios que buscan adaptarse a la era digital pueden beneficiarse, sin duda, con estos equipos, porque permiten la integración con plataformas en la nube, acceso remoto y almacenamiento en servidores. Esto ayuda en la organización y recuperación de documentos sin tener que conservar archivos en físico.
Seguridad avanzada en la gestión de documentos
Los equipos modernos cuentan con medidas de seguridad que ayudan a proteger a los negocios:
- Cifrado de datos con el fin de evitar el acceso sin autorización.
- Autenticación de usuarios a través de tarjetas de identificación o códigos PIN.
- Historial de impresión, que ayuda a que se pueda monitorear cuáles son los documentos que se imprimen y por quién.
Estas características son clave para ámbitos financieros, gubernamentales o jurídicos, donde el nivel de confidencialidad de los documentos es sumamente importante.
Sostenibilidad y ahorro energético
Los equipos con características sostenibles están creados para disminuir el impacto ambiental a través de funciones como:
- Impresión a doble cara automática, lo que disminuye el consumo de papel.
- Tecnología de bajo consumo energético, con apagado automático cuando no se está usando.
- Uso de toners de alto rendimiento, disminuyendo residuos y costos operativos.
Al elegir equipos de impresión eficientes, las empresas pueden disminuir de forma considerable su huella de carbono y ayudar a la sostenibilidad.
¿Qué debo saber para seleccionar multifuncionales de forma correcta?
Es necesario conocer para qué se requiere un equipo de este tipo. Quizás parece sencillo, pero en muchos casos no es tan fácil establecerlo. ¿Buscas escanear? ¿Cuántas copias en promedio se pueden sacar durante el día? ¿Se necesitan impresiones a color o únicamente en blanco y negro? Es preciso tener presentes las funciones que se requieren.
También, otro aspecto a considerar es el costo por impresión. Se refiere al costo real por cada impresión realizada, considerando el costo del papel, el equipo y los consumibles. En caso de que se imprimen grandes cantidades de documentos, lo ideal es contar con un equipo láser, dado que sus consumibles son más duraderos.
Se recomienda tener establecido el espacio disponible para instalar la multifuncional. Son dispositivos que ocupan bastante espacio; por tanto, se debe tener un lugar adecuado para evitar que estorben y puedan ser usados de forma cómoda.
Lo ideal es acudir con un profesional como TEC Electrónica, dedicada a la venta de multifuncionales en CDMX, donde se puede tener asesoría profesional para determinar qué multifuncional es la ideal conforme a las necesidades existentes.
Venta de multifuncionales en México – TEC Electrónica
Si tiene un negocio donde se requiere una alternativa de impresión completa, que pueda optimizar los procesos de trabajo y reducir los costos operativos, entonces las multifuncionales son la mejor opción.
En TEC Electrónica ofrecemos las mejores soluciones de impresión para las empresas. Disponemos de una amplia gama de equipos marca Toshiba, tanto para impresión en negro o en color, como ecológicas. Aseguramos la calidad, durabilidad y eficiencia en cada uno de nuestros productos.
Si desea mejorar la administración documental y optimizar costos en el negocio, no dude en contactarnos para recibir atención personal y elegir la mejor multifuncional del mercado. Puede escribirnos al correo electrónico tecmexico@tec-mex.com.mx o llamarnos al número de teléfono (55) 5589 1161 y con gusto le brindaremos toda la información necesaria sobre multifuncionales en la Ciudad de México.
