Importancia del mantenimiento de equipos de fotocopiado e impresión

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Importancia del mantenimiento de equipos de fotocopiado e impresión

Mucho se habla de la importancia de elegir cuidadosamente los equipos de fotocopiado e impresión para garantizar que contribuyan eficientemente a mejorar los flujos de trabajo, incrementar la productividad y facilitar procesos de gestión de información. Sin embargo, no basta con elegir un equipo adecuado, una vez que se han integrado fotocopiadoras, multifuncionales o impresoras a un entorno de trabajo, cualquiera que éste sea, es necesario que se sigan ciertas pautas en su cuidado y mantenimiento para que funcionen conforme a lo esperado y su operación no represente gastos que, contrario a lo que se desearía, generen deficiencia en la productividad.

La primera indicación que acompaña a cualquier equipo de impresión y fotocopiado es que su operación debe estar a cargo de una persona con el conocimiento técnico necesario para ponerla en funcionamiento, así como para hacer las configuraciones necesarias que permitan su integración al entorno de trabajo. Por ello, su instalación se deja a cargo de técnicos autorizados por la compañía fabricante y los usuarios deben recibir una capacitación que vaya acorde con el tipo de acceso que tendrán al equipo.

El mantenimiento, entendido como las acciones que se apliquen para conservar o restablecer el estado normal de operación de un equipo, también debe dejarse a cargo de un especialista, pero al figurar dentro de los programas de seguridad laboral, el personal encargado debe conocer en qué consisten estas acciones, principalmente para poder identificar las fallas y reportarlas de inmediato al servicio técnico.

Las fotocopiadoras, multifuncionales e impresoras actualmente se encuentran equipadas con un sistema que notifica de inmediato cuando presentan fallas en su funcionamiento y en caso de que cuenten con las configuraciones necesarias, pueden enviar los reportes de fallas hasta el servicio técnico ahorrando el tiempo invertido en realizar llamadas para notificar dichas fallas. Sin embargo, como hemos mencionado, por cuestiones de seguridad es necesario que en todo entorno de trabajo se tenga un plan de mantenimiento de este tipo de equipos y tal plan se compone de acciones de mantenimiento preventivo y de mantenimiento correctivo.

El mantenimiento preventivo, como su nombre lo indica, tiene como objetivo prevenir fallas en los equipos y consiste en la inspección periódica del estado de las fotocopiadoras y equipos de impresión según los intervalos recomendados por el fabricante.  Con las tareas de inspección es posible detectar de manera oportuna cualquier tipo de falla que presente el equipo, reemplazar componentes que presentan desgaste o consumibles, ello para evitar que se tenga que detener la operación del equipo por reparaciones mayores. El mantenimiento preventivo se realiza incluso si el equipo está funcionando correctamente y puede incluir, además de una revisión general y reemplazo de consumibles, reparaciones simples.

El mantenimiento correctivo, por otra parte, se realiza cuando el equipo ya ha presentado una falla que impide su correcto funcionamiento y consiste en la reparación de dicha falla. Los costos del mantenimiento correctivo varían dependiendo del tipo de falla, el tiempo que toma su reparación y de la necesidad de reemplazar piezas y la disponibilidad de las refacciones.

Este tipo de mantenimiento presenta diferentes inconvenientes, relacionados principalmente con los costos que representa la reparación en sí y con tener el equipo fuera de servicio, lo que puede tener otras implicaciones en el entorno de trabajo, como una disminución de la productividad, que los usuarios desarrollen desconfianza a utilizar el equipo o incluso que, en casos extremos, la falla ponga en riesgo la seguridad de los trabajadores.

Por lo anterior se busca a toda costa evitar que se requiera de mantenimiento correctivo aunque, como pasa con cualquier otro aparato, los equipos de fotocopiado e impresión tienen un tiempo de vida limitado. Esto, sumado a que en muchas ocasiones se les da un uso inapropiado, provoca fallas que tienen que ser reparadas en el menor tiempo posible para mitigar los efectos negativos que la suspensión del servicio pueda generar.

Implementar y seguir un programa de mantenimiento tiene muchas ventajas y la principal es que permite reducir los riesgos de seguridad para los operadores de los equipos. Además, permite detectar las fallas y repararlas oportunamente, mejorando los niveles de eficiencia de los equipos e incluso prolongando su tiempo de vida útil. Con el mantenimiento se pueden reducir los costos operativos y mejorar la imagen de la organización al conservar todos los equipos operando correctamente, lo que incrementa la confianza del personal al utilizarlos.

Ahora bien, para diseñar un programa de mantenimiento que nos permita disfrutar de todos los beneficios que acabamos de describir es necesario tener en cuenta varios aspectos, siendo los principales las características técnicas de los equipos, incluyendo su tiempo promedio entre fallas (“MTBF” por sus siglas en inglés), y el tipo de uso que reciben día con día. Con esto se puede tener una idea clara sobre la periodicidad con que se deben realizar las inspecciones de los equipos, estimar en qué momento es necesario reemplazar partes y consumibles y conocer qué tipo de herramientas y repuestos son necesarios para realizar las reparaciones cuando se requieran.

Las inspecciones al equipo deben programarse con anticipación, deben respetarse las fechas establecidas y con cada revisión se tiene que dejar un registro del estado en el que se encuentran los equipos, la fecha y hora en la que se realizó la inspección y en caso de que se haya tenido que realizar alguna reparación, en qué consistió y el tipo de consumible o refacción que fue necesario utilizar.

Cabe mencionar que la mayoría de los fabricantes, al igual que TOSHIBA, cuentan con servicios de post-venta que incluyen programas de mantenimiento preventivo y correctivo a cargo de técnicos especializados certificados por la marca, y la mejor recomendación que te podemos dar es que recurras a este tipo de servicios para garantizar que tus equipos están en buenas manos y las inspecciones y reparaciones se hagan adecuadamente.

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