¿Cómo obtener fotocopiadoras ideales para uso empresarial?

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¿Cómo obtener fotocopiadoras ideales para uso empresarial?

No existe una sola empresa en el mundo con estructura sólida, estabilidad financiera y presencia en el mercado que no cuente con fotocopiadoras entre sus activos. Aunque pueden parecer equipos comunes con una función sencilla, se trata de aparatos que pueden potenciar la productividad de muchas organizaciones y ofrecer diferentes ventajas que en entradas anteriores de este blog ya se han especificado.

Sin embargo, algo que hasta el momento no se ha tratado es cómo elegir el modelo correcto, en dónde realizar la compra de los equipos y qué aspectos se deben considerar para tomar la decisión adecuada al respecto. Debido a que toda oficina necesita equipo de fotocopiado, este equipo representa una inversión considerable, por lo que tomar una mala decisión al respecto puede tener resultados poco o nada rentables, e incluso puede ser un fuerte gasto sin beneficio alguno.

Justo por esto, a continuación, TEC Electrónica ofrece una serie de consideraciones a tomar en cuenta al momento de elegir este tipo de equipos para uso empresarial y así tomar la mejor decisión y obtener los mayores beneficios. Elegir un modelo con base en las necesidades de la empresa o negocio. Cada empresa y negocio tiene diferentes características, operaciones, actividades, volumen de producción y necesidades, por lo tanto, los equipos que se adquieren deben adaptarse a dichas necesidades, de manera que la inversión sea rentable.

Por ejemplo, para una pequeña empresa o negocio, con un bajo volumen de producción y actividades administrativas básicas, basta con adquirir un equipo de escritorio de impresión láser, que cuente además con la función de escáner e impresora, es decir, un multifuncional, ya que este tipo de máquina es barato y puede satisfacer por completo las necesidades de una pequeña empresa.

Sin embargo, si se trata de una organización con una estructura mucho mayor, un gran número de empleados, grandes oficinas y grandes niveles de producción, se requiere un equipo en pie y grande, con alta funcionalidad, gran volumen de trabajo, resistencia y durabilidad, además de requerir seguramente más de un equipo, por lo menos uno por área, para poder satisfacer las exigencias en cuanto a impresión y fotocopiado de toda la entidad.

Obtener información general sobre los equipos. Es necesario conocer el funcionamiento básico de los equipos, sus características, ventajas que ofrece, el tipo de tinta, papel y materiales que utiliza, así como el tipo y calidad de impresiones que realiza.

Existen fotocopiadoras láser, de inyección de tinta, digitales, únicamente a blanco y negro o a color, impresión a doble cara, entre otras, cada una ofrece diferentes funciones, tipos de fotocopiado e impresiones, por lo que es necesario recibir la asesoría adecuada y tener la mayor cantidad de información posible para elegir el tipo o los tipos adecuados para satisfacer las necesidades de la compañía.

Considerar otros equipos. Además de la fotocopiadora, las impresoras y multifuncionales también pueden ofrecer funciones similares, por lo que puede resultar conveniente adquirir un equipo que no sea exclusivo para fotocopiado y obtener los mismos beneficios.

Nuevamente, para determinar qué equipo es mejor, depende por completo de las necesidades de la empresa, sus requerimientos y exigencias, el área para la que se requiere el aparato y otros aspectos. También es importante verificar las ventajas y desventajas de uno y otro equipo para poder tomar la decisión.

Cantidad de fotocopias requeridas por periodo. Cada equipo tiene diferentes capacidades, lo mismo que sus consumibles, por lo tanto, según las necesidades de la organización, es necesario considerar la capacidad de rendimiento que puede tener un modelo u otro, pues esto ayuda en gran medida a satisfacer por completo las necesidades de la empresa y al mismo tiempo ahorrar dinero.

Los cartuchos de tinta tienen un promedio aproximado de fotocopias que pueden imprimir, las mismas máquinas tiene un periodo estimado de funcionamiento continuo sin inconvenientes, tiempo promedio de cambio de cabezales, tiempo promedio de trabajo sin mantenimiento y otros factores que pueden influir en el desempeño del equipo y su funcionalidad para la entidad.  Por lo tanto, es necesario considerar estos factores para tomar la mejor decisión.

Velocidad. Al igual que sucede con otros aspectos, las fotocopiadoras cuentan con una velocidad diferente según su modelo, lo cual también es un factor importante para el usuario, pues hay algunas empresas que por sus actividades requieren la mayor velocidad posible al momento del fotocopiado.

En este aspecto, los equipos con capacidad de fotocopiar entre 11 y 20 páginas por minuto (ppm) son recomendables para empresas o negocios pequeños, mientras equipos con capacidad de entre 21 y 30 ppm se recomiendan para despachos y oficinas pequeñas que no requieren más de 6,000 fotocopias mes.

Equipos más rápidos pueden fotocopiar de 31 a 44 ppm y éstas se recomiendan para empresas medianas con requerimientos de hasta 12,000 copias al mes. También para empresas medianas, pero que por su actividad requieren el constante fotocopiado, pueden optar por equipos con capacidad para fotocopiar entre 45 y 69 ppm.

Finalmente, los equipos con mayor velocidad pueden llegar a fotocopiar de 70 a 90 páginas por minuto y estos equipos son los más utilizados en empresas grandes con altos requerimientos de fotocopias. Es muy importante verificar la calidad de las impresiones, pues algunos equipos sacrifican calidad en aras de obtener mayor velocidad, por lo que el usuario debe considerar cuál de los dos aspectos es más importante para sus actividades.

Funciones de acabado. La mayoría de equipos, además del fotocopiado, ofrecen diferentes funciones, llamadas de acabado. Estas funciones pueden ser ordenar en grupos las fotocopias, engrapar, enumerar, cortar o perforar. Aunque parecen funciones muy sencillas, se trata de acciones que facilitan el trabajo a los usuarios, incrementan la rapidez del trabajo de oficina y, en consecuencia, su productividad.

En general, estas son las consideraciones principales que el empresario o encargado de la tarea de compra de equipo debe tener en cuenta para la adquisición de este tipo de herramientas, además de otros aspectos un poco más técnicos como el tipo y tamaño de papel que pueden utilizar, tipo de cartuchos, procesador con el que cuentan e incluso el tipo de alimentación y nivel de voltaje o amperaje requerido para su funcionamiento.

Muy importante también es contar con la asesoría adecuada por parte de un experto, que puede ser el mismo vendedor, y por ello TEC Electrónica se pone a las órdenes de empresarios interesados, pues como líder en el área y como parte de su compromiso con sus clientes siempre ofrece la mejor asesoría, evalúa las necesidades de la organización y con base en ello ofrece las mejores fotocopiadoras.

La mejor alternativa para adquirir el mejor equipo de fotocopiado es simplemente acudir con un experto en equipos de impresión: TEC Electrónica. Contáctenos sin compromiso y le asesoraremos para elegir el mejor equipo para su negocio.

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