Un punto de venta (POS) es una combinación de software y hardware que el dueño de un negocio necesita para realizar transacciones de venta. El software generalmente abarca una gran cantidad de funciones, incluido el procesamiento de pagos de productos y servicios y la gestión de inventarios. El hardware POS incluye un dispositivo con acceso a Internet que puede ejecutar el software POS, además de periféricos tales como una impresora de recibos y un cajón de dinero.
¿Qué es un sistema de punto de venta?
Antes de comenzar a distinguir las complejidades de lo que es un sistema de POS vamos a definir qué es. Como ya mencionamos, el POS es el lugar donde se realizan las ventas. Dicho de otra manera, es la combinación de software y hardware necesaria para ejecutar transacciones, con equipo como la propia terminal de cómputo, scanners de código de barras, terminales de pago con tarjetas, gavetas de valores y teclados POS, entre otros.
La ubicación real del POS podría ser física o digital. Por ejemplo, un sistema POS podría ubicarse en una tienda física o en la página de pago de un sitio web de comercio electrónico. El POS ubicado en la tienda física incluirá hardware, como una tableta o CPU con software instalado que permitirá al comerciante realizar una transacción. Por otro lado, el POS en la plataforma de comercio electrónico es un software que funciona independientemente del hardware.
En ambos casos, el sistema POS le permitirá a su empresa aceptar pagos con tarjeta y manejar una variedad de funciones administrativas. Tengan en cuenta que un POS no debe confundirse con un sistema de procesamiento de tarjeta de crédito. Un sistema de procesamiento de tarjeta de crédito es un componente fundamental, pero el POS también puede manejar una variedad de funciones más allá del procesamiento de pagos con tarjeta de crédito.
Las funciones adicionales que puede manejar su sistema POS dependen del proveedor POS con el que elijan trabajar. Hay una variedad de proveedores POS específicos de la industria para comerciantes en tiendas minoristas, restaurantes y comercio electrónico. Dependiendo del sistema POS que elijan, podrán acceder a una amplia gama de capacidades que pueden marcar la diferencia para su negocio.
Componentes clave
Procesando el pago
Cuando decimos que su POS necesita poder ejecutar transacciones, una gran parte de eso es poder procesar pagos. Después de todo, ¿qué es una transacción comercial sin el intercambio de dinero?
Como mínimo, su sistema POS debe poder aceptar pagos con tarjetas de banda magnética y chip. Pero si se toman en serio el crecimiento de su negocio, su POS debe adaptarse a una variedad de métodos de pago adicionales. Después de todo, no querrá perder una venta porque no acepta el método de pago preferido de un cliente como:
- Procesamiento en línea
Si ejecutan un negocio de comercio electrónico, entonces su negocio podría estar bien atendido por un TPV que simplemente acepte pagos en línea. Siempre y cuando no necesiten realizar transacciones en persona, un sistema de POS que funcione en línea, con los clientes ingresando la información de su tarjeta para pagar los productos o servicios de su empresa, podría ser todo lo que necesitan.
Dicho esto, el procesamiento en línea viene con sus propias necesidades específicas, especialmente cuando se trata de seguridad. Asegúrense de que cualquier sistema de punto de venta en línea que elijan ofrezca una pasarela de pago segura y un cifrado garantizado de la información de pago de sus clientes. De lo contrario, la información financiera de su empresa y sus clientes podría estar en riesgo.
- Banda magnética
Por otro lado, si su empresa realiza transacciones en persona, entonces su sistema POS deberá poder procesar los pagos con tarjeta física. El método de pago en persona más básico y universal es la lectura de una banda magnética de tarjeta de crédito a través del deslizamiento. Afortunadamente, casi todos los tipos de lectores de tarjetas pueden aceptar pagos de banda magnética.
- Tarjetas Chip
Junto con las bandas magnéticas, la mayoría de las tarjetas de crédito modernas también vienen con microchips integrados que proporcionan características de seguridad mejoradas. Si bien las bandas magnéticas facilitan el acceso y la duplicación de la información del titular de la tarjeta, las tarjetas con chip mantendrán segura la información del titular de la tarjeta con un código único durante la transacción. Para tomar el pago de tarjetas con un chip, su lector de tarjetas de crédito deberá ser compatible con lo que se conoce como EMV, un estándar global para transacciones de tarjetas de crédito y débito basadas en chips.
Los pagos EMV se procesan pasando una tarjeta de crédito en una ranura del lector de tarjetas y permitiéndole leer el microchip. Ofrecer el pago EMV brindará tranquilidad a sus clientes. Muchos lectores modernos de tarjetas de crédito vienen con un lector de banda magnética dual y EMV.
- Pagos sin contacto
Finalmente, aceptar pagos sin contacto hará que el proceso de pago sea mucho más conveniente para sus clientes. Esto se debe a que muchos consumidores están transfiriendo su información de pago a aplicaciones de tarjetas de crédito virtuales como Google Pay y Apple Pay. Estas aplicaciones permiten a los clientes proporcionar información de pago manteniendo su dispositivo móvil en un lector de comunicación de campo cercano (NFC). Los lectores NFC se están convirtiendo en una característica cada vez más común en los lectores de tarjetas de crédito, pero generalmente costarán más.
Gestión de transacciones
Lo siguiente que querrán en su sistema POS es la capacidad de facilitar las transacciones para ustedes, sus empleados y sus clientes. Si bien habrá muchas facetas para asegurarse de que sus procesos de transacción sean más fáciles para todas las partes involucradas, hay algunas características en particular con las que el sistema realmente debería poder ayudar:
- Comprobantes
Idealmente, el POS de su empresa debería poder proporcionarle a su cliente recibos en la forma que prefiera. ¿Prefieren un recibo digital? Deben poder elegir entre un recibo enviado por mensaje de texto o enviado por correo electrónico. O tal vez prefieren un recibo en papel, en cuyo caso, su sistema POS debería poder imprimir uno rápidamente con una impresora de tickets. Por otra parte, se debe considerar la necesidad de poder emitir facturas electrónicas por cada transacción, tanto en la tienda como en línea.
- Propina
Dependiendo del giro de su negocio, su POS también debería facilitar las propinas con una experiencia de propinas fácil de usar. Esto es imprescindible para las empresas de la industria de servicios. Las interfaces de propinas más fáciles de usar vendrán con propinas sugeridas y porcentajes precalculados, junto con una opción de propina personalizada.
- Base de datos con inventario en tiempo real
En ciertos tipos de negocios, antes de la transacción real, sus empleados o usted deberán llamar a sus clientes para ofrecerles los productos que podrían necesitar. En este paso crucial, su sistema no debería ralentizar el proceso: tener un sistema POS con un catálogo de inventario actualizado al momento para llamar rápidamente a los clientes acelerará seriamente su proceso de compra.
- Informes
Otra característica que se está volviendo cada vez más estándar en los sistemas POS es la capacidad de acceder a información valiosa basada en las transacciones que ha realizado a través de su TPV. Deberían poder ver las cifras de ventas actualizadas en tiempo real y ejecutar informes sobre el costo de la mano de obra, la rentabilidad del producto, el desempeño individual de los empleados y más. Los mejores sistemas POS también les permitirán crear informes personalizados basados en los parámetros que establezcan.
Las herramientas de informes les permiten comprender las fortalezas y debilidades de su negocio y ajustar su estrategia en consecuencia.
Gerencia de Empleados
Un POS es algo que tanto ustedes como sus empleados usarán. Por lo tanto, debe tener características que faciliten la administración de sus empleados. Si su empresa depende de un equipo de empleados para mantener las cosas en movimiento día a día, ahorrarán tiempo si reúnen este tipo de características.
- Capacidades de entrada y salida de reloj
Con muchos sistemas de punto de venta de primer nivel, sus empleados podrán registrar su entrada y salida a través del POS. Esto evitará que tengan que recolectar y conciliar horas y les permitirá a sus empleados la autonomía que necesitan para hacer bien su trabajo. Los mejores sistemas POS también les permiten crear horarios de trabajo.
- Comisiones
Cuando ingresan empleados en su sistema POS, generalmente se les da un número de identificación único. Usarán este número de identificación cuando entren y salgan y cuando procesen una transacción. Su sistema POS debe rastrear qué números de identificación son responsables de qué transacciones, y asignar automáticamente propinas y comisiones a ese empleado según sea necesario.
Gestión del inventario
Su POS puede ayudarlos a automatizar y optimizar la forma en que administran el inventario de su empresa. Por la naturaleza del procesamiento del flujo de salida del inventario de su empresa, los sistemas realizan un seguimiento de dónde se encuentra actualmente su inventario.
Dependiendo de su sistema POS, esto se puede lograr de múltiples maneras, por ejemplo:
- Recordatorios
La mayoría de los sistemas POS les permiten configurar recordatorios cuando se agotan ciertas existencias de inventario. De esta manera, pueden realizar un pedido antes de que se agoten las existencias y eliminar ese artículo de su catálogo hasta que lleguen nuevas existencias.
- Pedidos
Algunos sistemas irán un paso más allá: les permitirán realizar pedidos de inventario dentro de su software. Con esta función, si su empresa recibe un recordatorio para rellenar un inventario, simplemente tendrá que presionar algunos botones para hacerlo.
Gestión de la relación con el cliente (CRM)
Con los sistemas que ofrecen esta función, podrán realizar un seguimiento del historial de transacciones, tomar notas y, posiblemente, incluso ponerse en contacto con los clientes. Si su negocio depende en gran medida del negocio de devolución, optar por un POS que ofrezca esta función podría aumentar considerablemente la tasa de devolución de sus clientes.
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