Escoger el mejor software para comercio electrónico para automatizar su negocio con la implementación de un punto de venta (POS) virtual no es una tarea sencilla, lo que puede explicar por qué cerca del 64% de los minoristas no lo tienen instalado. Elegir el software perfecto es solo el inicio, usarlo una vez instalado es también un proceso que requiere tener cuidado.
Una óptima implementación puede marcar la diferencia
Los líderes de negocios, con bastante frecuencia, olvidan preparar las condiciones para que su personal lo aproveche al máximo u omiten un plan detallado para el sistema POS. Pueden adquirir el mejor programa, sin embargo, puede funcionar igual que uno de mala calidad si no saben implementarlo adecuadamente. Para evitar estropear el sistema y lograr una instalación y uso exitosos, vale la pena que consideren los siguientes consejos. Los invitamos también a considerar los siguientes puntos para una buena elección de un sistema de punto de venta para el sector minorista.
Involucrar al personal desde el comienzo del proceso de selección.
Muchos líderes de negocios no se percatan de que una implementación exitosa del sistema POS comienza antes de que el software para comercio electrónico haya sido elegido. Es importante incluir e involucrar al personal durante todo el proceso de selección. Los tomadores de decisiones en la organización necesitan conocer los puntos débiles que hay en toda la operación para el personal y tienen que utilizarlos para elaborar un documento detallado, el cual describa sus requerimientos y todas las características que debe tener el nuevo sistema POS.
Si el personal de un restaurante, por ejemplo, se queja por la falta de comunicación con los meseros, el nuevo software debe incluir una funcionalidad que permita que los equipos tengan una mejor comunicación, por ejemplo, notas personalizadas en los tickets de la cocina. Crear un documento de requerimientos les ayudará a descubrir cualquier dificultad previamente desconocida, asimismo, a orillar a los proveedores de su elección sean muy específicos sobre las características y capacidades del software.
Asegurarse de que el software incluya cinco funciones clave
Los expertos en automatización de negocios señalan algunas características principales que necesita un sistema POS virtual, independientemente de los tipos de negocios. Asegúrense de que el software para comercio electrónico que elijan tenga las siguientes funciones:
- Informes de ventas para análisis. Brindan transparencia en la información que maneja su negocio.
- Gestión del inventario. Permite automatizar el conteo y reordenamiento de inventarios, lo cual es tedioso de forma manual.
- Gestión de clientes. Almacena información de valor sobre los clientes para crear programas de fidelización y estudiar sus hábitos de compra.
- Gestión de promociones. Permite ofrecer a los clientes atractivas promociones como 2×1, descuentos, paquetes de productos, etc.
- Herramientas de pago. Optimiza el proceso de compra dando al cliente varias opciones para realizarlo, según su conveniencia.
Capacitación del personal
Una vez que escojan el software POS, el cual es de suma importancia para los minoristas, tienen que capacitar al personal para que pueda usarlo. Los proveedores suelen brindar muchas opciones de capacitación, por ejemplo, cursos dirigidos por asesores, cursos en línea, foros de soporte, etcétera. Es importante que todas las demostraciones del sistema y las opciones de capacitación analicen los problemas que identificaron e incluyeron en el documento de requerimientos.
Si los gerentes, por ejemplo, desean informes más detallados de cada empleado al final de su turno, la capacitación tiene que dedicar una parte para enseñar al personal cómo crear esos informes de manera adecuada. Aseguran de esta manera que se cumplan los objetivos del POS y que tengan un personal sólido. Vale la pena que cuenten con un empleado al cual permanentemente le confiarán la supervisión del sistema, y que se encargue de capacitar a los empleados que lleguen.
Establecer pautas para el uso de puntos de venta en dispositivos móviles
La capacitación adecuada es aún más importante para las empresas que pretenden realizar operaciones en punto de venta mediante dispositivos móviles. Se trata de una práctica cada vez más común por las ventajas que proporcionan, por ejemplo, una mayor agilidad y flexibilidad, además, consiste en un cambio notable, especialmente en los restaurantes que utilizan tabletas o celulares para recibir, enviar pedidos y procesar pagos directamente en la mesa de los clientes.
Establezcan, como parte de la capacitación, algunas prácticas iniciales y pautas que expliquen cómo desean que sus empleados utilicen en todo su establecimiento, los dispositivos vinculados al sistema. Asegúrense de actualizarlas con frecuencia, a medida que comprendan qué resulta útil en su negocio y qué no, asimismo, de invertir un poco más de tiempo en capacitación adicional para los miembros del personal que no tengan tanta experiencia con el uso de tecnologías de la información.
Establecer medidas de seguridad desde el inicio
Hay ciertos aspectos técnicos, además de la capacitación del personal, que aseguran una implementación exitosa del sistema POS. La seguridad es quizá la de mayor importancia, cuando se trata del manejo de tarjetas de crédito y datos del historial del cliente. Una manera de ofrecer seguridad es comprar un sistema que cumpla con el estándar global PCI.
Hablando específicamente de los lectores de tarjeta físicos, es necesario que cumplan con el estándar EMV. Un estudio encontró que el 78% de las pequeñas y medianas empresas minoristas no cumplían con éste. Su cumplimiento tiene que ser una preocupación principal para todos los minoristas, especialmente aquellos con transacciones frecuentes de alto costo. Otra medida de seguridad que deben integrar en su nuevo sistema POS son las salvaguardas para evitar el robo por parte de su personal. Se requiere algún tipo de auditabilidad.
Los propietarios pueden saber a través de alertas y notificaciones en su tablero cuándo hay anomalías. Las salvaguardas, al implementarse en restaurantes, por ejemplo, notifican a los propietarios o gerentes de turno si existen números sospechosos de vacíos o «no ventas» dentro de un plazo determinado. Si bien es importante tener confianza en los empleados, esta medida evitará que regalen alimentos o bebidas.
Conclusiones
Lo que los líderes de negocios minoristas desean es que su nuevo software de POS aumente sus operaciones y mejore la experiencia de sus clientes. Es muy probable que tengan el efecto contrario si el programa no satisface todos sus requerimientos o si sus empleados no se comprometen con su buen uso. Sin una capacitación adecuada y un profesional al cual recurrir para la resolución de problemas, es probable que ustedes y su personal tengan dificultades para poner en marcha el sistema.
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