¿POR QUÉ ES NECESARIO DARLE MANTENIMIENTO AL EQUIPO DE IMPRESIÓN?

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¿POR QUÉ ES NECESARIO DARLE MANTENIMIENTO AL EQUIPO DE IMPRESIÓN?

En lo referente a copiadoras, impresoras y multifuncionales lo más común es que escuchemos hablar de recomendaciones para la elección del equipo adecuado según las necesidades específicas del tipo de aplicación que le vayamos a dar. A pesar de que la elección del equipo es fundamental para que, independientemente del entorno al que se vaya a integrar tal equipo, contribuya a facilitar los procesos de impresión, copiado y escaneo, hay otro factor que no debemos perder de vista para garantizar que el funcionamiento del aparato: su mantenimiento.

El mantenimiento es de hecho, uno de los factores que debemos tomar en consideración al momento de seleccionar un equipo de copiado o impresión. Dependiendo de la marca y el modelo, las copiadoras, impresoras, multifuncionales y escáneres requieren de cuidados y mantenimientos especiales, por lo que se recomienda conocer estos aspectos antes de hacer cualquier compra. La razón es muy sencilla: en caso de que el equipo llegue a presentar alguna falla o problema que, por ejemplo, requiera el reemplazar alguna pieza ¿de qué manera podemos proceder si las refacciones no están disponibles en el país, si el modelo está descontinuado o no hay técnicos capacitados para poder reparar el equipo? Al hacernos este tipo de preguntas comenzamos a considerar la importancia del mantenimiento ¿cierto?

Algunas personas podrían argumentar que si un equipo es de buena calidad no tendría por qué presentar fallas, y aunque sea verdad que el número de errores puede ser menor y el tiempo de vida útil de un aparato de calidad reconocida y avalada llega a ser superior, para que en efecto funcione de manera adecuada y no nos dé problemas se le debe dar un mantenimiento preventivo adecuado, y correctivo en caso de que sea necesario. El mantenimiento preventivo engloba una serie de pautas a seguir en el cuidado del equipo para que funcione como se espera y para que su operación no presente riesgos ni gastos que afecten la productividad del entorno al que se ha integrado.

Por lo anterior, los equipos de impresión y fotocopiado vienen acompañados de un instructivo de instalación y operación que incluye pautas para su mantenimiento y en todo caso se debe leer por completo antes de poner en marcha el equipo. Una de las indicaciones que figuran en los instructivos de los equipos es que una persona capacitada técnicamente para operar este tipo de aparatos debe encargarse de instalarlos, ponerlos en funcionamiento y ejecutar las configuraciones que resulten necesarias para su correcta integración al entorno en que se vayan a utilizar. Justamente por esta indicación, al adquirir equipos de primera mano, un técnico autorizado por el fabricante se encarga de preparar el equipo y de brindar indicaciones básicas para el funcionamiento de este a las personas que operarán el equipo día a día.

Otra de las indicaciones que el fabricante incluye en el manual es que, ante cualquier falla o error en el equipo se contacte al servicio técnico para que un especialista se encargue de solucionar el problema. Es de suma importancia seguir esta indicación pues de lo contrario podríamos perder la garantía del producto y causarle mayor daño que el que ya presentaba. Debido a que el técnico autorizado por la compañía fabricante no puede estar presente en todo momento supervisando el funcionamiento del equipo, las personas que utilizarán los aparatos tienen que recibir cierta capacitación de acuerdo con el nivel de acceso que se les permite al equipo. En este punto cabe mencionar que en la actualidad, gracias a los avances tecnológicos, resulta posible monitorear el estado de los equipos vía remota y algunos de los errores y fallas comunes se pueden solucionar de igual manera remotamente, una ventaja que en otros tiempos no se tenía.

Ahora bien, en cuanto al mantenimiento en general encontramos una serie de indicaciones para evitar que el equipo sufra algún daño. Estas indicaciones no son más que acciones de mantenimiento preventivo que nos permitirán conservar el estado normal y óptimo de un equipo. El mantenimiento preventivo consiste en inspecciones que se realizan de manera periódica en intervalos de tiempo definidos por el fabricante, tanto por las características del equipo como por el tipo de uso que se le da.

Las inspecciones periódicas permiten la detección de fallas de manera oportuna, por lo regular antes de que el problema sea tan grave que tenga que detenerse la operación de las copiadoras o impresoras por labores de reparación mayores. Al revisar el equipo cada cierto tiempo se puede notar el desgaste de componentes o la falta de consumibles y prever las necesidades de su reemplazo por otros nuevos. El mantenimiento preventivo debe realizarse a pesar de que el equipo se encuentre funcionando correctamente y se recomienda que esté a cargo de la persona que ha recibido la capacitación adecuada y conozca bien las características y funcionamiento del equipo en cuestión.

Cuando los equipos ya han presentado fallas a pesar de las medidas de prevención se aplica un mantenimiento correctivo, que como su nombre lo indica, es la corrección o reparación del problema que imposibilita el funcionamiento normal de los aparatos. El principal inconveniente al que nos podemos enfrentar en caso de que nuestro equipo requiera de mantenimiento correctivo son los costos que implica. Por un lado se encuentran los honorarios del técnico que se encargue de reparar el problema y las refacciones necesarias, y por otro las pérdidas económicas que llega a representar tener el equipo detenido durante el tiempo que tome reparar la falla. Es por esto que se debe buscar a toda costa que el equipo requiera de un mantenimiento correctivo, aunque llegado a cierto tiempo de uso la presencia de errores y fallas llega a ser inevitable.

Para finalizar ofrecemos un consejo que resulta también útil al momento de elegir el equipo de impresión o copiado y es informarse sobre el servicio de postventa que ofrece la compañía con la que se piensa adquirir el producto. Hacer preguntas sobre la capacitación de los técnicos con los que cuenta, la disponibilidad de consumibles y refacciones y vigencia y condiciones de garantía pueden ayudarnos a orientar nuestra decisión, pues en ningún caso nos gustaría adquirir un equipo que ante la primera falla queda inservible ya que nadie sabe cómo repararlo o porque las refacciones que necesite estén descontinuadas.

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