Tips para ahorrar en suministros de oficina

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Tips para ahorrar en suministros de oficina

Los requerimientos de una oficina son extensos y muy variados. Los gastos por lo general van al alza por lo mismo la tendencia es siempre buscar la manera de ahorrar, tanto en material de papelería, electrónicos, equipo de cómputo, copiadoras y dispositivos de almacenamiento, entre otros. Lo que se busca es tener la mejor calidad para que se aproveche al máximo y de igual manera se ahorre.

El rendimiento de una oficina o empresa no debe ser impedimento para que tanto personal operativo como directivos tengan una cultura de ahorro y no desperdicio del material de trabajo. Es muy común que al papel se use sin medida alguna, las plumas se pierdan aún cuando sirven a la perfección o la tinta de la impresora se gaste en impresiones que no eran realmente necesarias. Es por eso que a continuación compartimos algunas ideas básicas para ahorrar en cuanto a material de operación administrativo se refiere:

-Compra materiales de marcas no tan reconocidas, sobre todo si se trata de cosas sencillas como clips, folders, hojas o plumas, que la calidad no va a significar un gran cambio con marcas más costosas.

-Adquiere productos a través de compras por mayoreo. La gran ventaja de los suministros de oficina es que no se echan a perder, por lo que puedes comprar cantidades grandes para ahorrar y disminuir costos. Anota lo que va haciendo falta y haz una o dos compras grandes al año. Es importante estar consciente del espacio de almacenamiento que se necesitará.

-La negociación como siempre es clave, acércate a varios proveedores y pide cotizaciones, pide que te den precio por cantidad o por constancia. Si eres una oficina o empresa grande, no querrán perderte como cliente.

-Comprar por internet, al igual que para muchos otros productos es muy buena opción, pues seguramente encontrarás precios más competitivos y aunque tengas que esperar el envío, valdrá la pena.

-El hecho de tener un stock grande de productos, puede ser motivo para que algunos empleados lo usen a destajo. Es importante crear una conciencia de ahorro y uso responsable de los materiales con la comunidad laboral.

-El ejemplo es lo más importante. El capital humano ahorrará y cuidará sus herramientas de trabajo si jefes y directivos lo hacen. Por el contrario, si se les invita a ahorrar pero no ven que altos mandos lo hacen, se sentirán tentados a desobedecer.

-Imprime solo lo que sea estrictamente necesario y usa las copiadoras para lo que sea indispensable. De esta manera se ahorrará en papel, tinta y hasta energía. Además de que se contribuye a la conservación del medio ambiente, se ahorra en suministros.

-Los almacenes donde se guarde dicho material deben estar en buenas condiciones. Llega a suceder que papeles, cajas de cartón, sobres, etc. pueden humedecerse, decolorarse o arrugarse si no están en un lugar adecuado.

-Reutilizar. Esa palabra es clave. Es muy recomendable que para trabajos internos de la oficina se usen hoja de re-uso (es decir, las que tienen un lado aún en blanco) Hay muchas más cosas que se puede reutilizar, tales como por ejemplo clips, etiquetas, folders, etc.

-Inventariar el material de papelería y de oficina en general te puede ayudar a tener un panorama más claro del uso que se le está dando a dichos artículos. Por ejemplo, sabrás qué departamento usa qué artículos y qué tan rápido los gasta.

-Equipos de calidad y su mantenimiento. Así como recomendamos no escoger marcas de renombre para material sencillo, sí es importante dedicarle tiempo a decidir con cuidado los equipos electrónicos que se comprarán, como computadoras, impresoras, multifuncionales, copiadoras, etc. Pues este tipo de equipo exige calidad para tener una vida útil extendida. De igual manera el mantenimiento es indispensable para que funcionen de manera óptima por más tiempo.

-Implementar una cultura del ahorro dentro de la oficina es recomendable en muchos aspectos, una buena idea puede ser implementar bonos para los empleados o departamentos que desarrollen estrategias de re-uso o ahorro de acuerdo al material que usan. De esta manera estarán motivados y será un ganar-ganar.

Es importante que los dueños de negocio tengan clara la importancia del ahorro y el uso eficiente de los recursos, pues aunque los materiales de oficina (en su mayoría) sean de bajo costo, son productos que fácilmente se pueden usar arbitrariamente y sin control, lo que a la larga generaría una fuga innecesaria de dinero.

TEC Electrónica es una empresa con más de 30 años en el mercado y es orgullosamente filial y representante en México de Toshiba Tec Corporation, empresa japonesa reconocida en todo el mundo por la alta calidad de sus productos, como por ejemplo copiadoras, multifuncionales, impresoras, computadoras, etc. Estamos complacidos de poder decir que llevamos más de tres décadas en el competido mercado de los sistemas electrónicos y las tecnologías de la información, gracias a la gran calidad que manejamos respecto a productos, servicios, soporte y atención a clientes.

Nuestra misión está enfocada en asesorar, ayudar y proveer a la productividad y economía de nuestros miles de clientes. Nos gusta analizar y entender las necesidad particulares de cada empresa, negocio u oficina, para así ofrecer la consultoría necesaria y, de la mano de nuestros clientes, planear, innovar e implementar estrategias y soluciones integrales que no solo cumplan, sino excedan sus expectativas. Estamos enfocados a seguir creciendo junto con nuestros aliados estratégicos. Permítenos platicar contigo sobre tus necesidades. Estamos para servirte.

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