Si planean actualizar los equipos actuales de su sistema de punto de venta, es probable que tengan problemas para elegir los más convenientes. Hacer una buena adquisición permitirá que la atención a los clientes sea más rápida y además automatizará varios procesos de las ventas.
Consideraciones previas
Antes de abordar el tema principal, es importante que conozcan algunos conceptos para renovar exitosamente el sistema de punto de venta, en su restaurante, tienda de ropa, supermercado, tlapalería o el negocio que maneje:
Terminal de punto de venta
Se trata del mismo sistema POS y está conformado por software y hardware. Facilita varios procesos comerciales, por ejemplo, control de inventarios, cobro con efectivo, vales o tarjetas, generación de reportes y cierres, entre otros relacionados con las ventas físicas.
Hardware
Consiste en la parte física y se compone por equipos usados en el sistema POS para gestionar las ventas, por ejemplo CPU, monitor, impresora de tickets, gavetas de valores, lectores de códigos de barras, entre otros.
Software
Se trata del programa que facilita la gestión del proceso de ventas, por ejemplo, registro de ventas, clientes, formas de pago, control de inventarios, generación de reportes, entre otros que administren las ventas y transacciones comerciales.
6 puntos para una actualización exitosa
Una vez aclarados estos conceptos, consideren los siguientes puntos para actualizar sus equipos POS y obtener compras satisfactorias:
Definan su presupuesto
Si son comerciantes minoristas, deben destinar un presupuesto para adquirir todos los equipos requeridos para su sistema punto de venta. De esta manera, será más fácil elegir aquellos ajustados a su límite presupuestario. Deben comparar los equipos que requieren con mayor urgencia, que solucionen problemas de sus ventas o sean importantes para su negocio.
Compatibilidad
Es indispensable comprar equipos que sean compatibles con el hardware que conservará de su sistema anterior. Por ejemplo, en caso de adquirir un CPU, debe tener la capacidad de integrarle el monitor con el que ya cuenta o bien, algún otro con una interfaz estándar. De esta manera, no se limitarán a un solo proveedor o una sola marca. También es importante la compatibilidad con el software. Asegúrese de que pueda usarse con el hardware y el sistema operativo que usted utiliza.
Soporte técnico
Debe contar con un proveedor que les respalde ante cualquier eventualidad y brinde soluciones de forma ágil. Asegúrense de que sea una empresa reconocida en el mercado y con una trayectoria considerable en el mismo, que brinde garantías y soporte técnico de alto nivel en caso de descomposturas o problemas de configuración con su sistema.
Usabilidad
Esto varía según su tipo de negocio, espacio disponible, entre otros factores. Pueden elegir entre una laptop compacta o una terminal POS con pantalla touch. Lo indispensable es que elija equipos que permitan interactuar rápido y fácilmente con los clientes y, a la vez, faciliten los procesos comerciales a sus vendedores.
Características técnicas
Deben considerar el tamaño de disco duro o SSD necesario para el software que planean instalar y la base de datos que crearán las transacciones diarias, una memoria RAM que le permita trabajar sin interrupciones, un sistema operativo con actualizaciones continuas y soporte activo, pantalla táctil o no, según el software a emplear, entre otras características técnicas. Recuerden que, según su presupuesto y necesidades, pueden optar por una terminal POS (equipos especialmente diseñados para esta función) o equipos de cómputo que soporten programas de ventas, que pueden ser de entrada más económicos, pero posteriormente tienen problemas con la disponibilidad de refacciones, pues la vida de estos productos es efímera en el mercado.
Accesorios
Los accesorios permiten que las ventas sean óptimas y sencillas. Adquieran solo aquellos que realmente necesiten. Por ejemplo, si venden dulces a granel, probablemente requerirán una báscula de check-out. Por otra parte, si los comprobantes que emiten los envían al correo electrónico de los clientes invariablemente, no será muy útil contar con impresoras de etiquetas. Los elementos que deben considerar en su nuevo sistema POS son:
- Impresoras térmicas de tickets. Ofrecen varias ventajas, por ejemplo, impresiones rápidas que agilizan las ventas, ahorros en espacio y tinta, entre otros.
- Lectores de códigos de barras. Si tienen un inventario muy amplio o su giro de negocios es abarrotes o ferretería, por ejemplo; adquieran un lector para registrar los productos en el sistema para su venta (entradas de mercancía) y las propias salidas por ventas o traspasos entre almacenes.
- Gaveta de valores. Permite almacenar dinero, organizar el efectivo y mejorar la seguridad de su tienda.
- También conocido como terminal punto de venta por algunas personas, es el equipo requerido para admitir pagos con tarjeta. Actualmente, hay varios modelos y el modelo que usará dependerá generalmente del banco o procesador de pagos con el que elija trabajar.
- Es una buena opción para obtener reportes en la caja y realizar procesos administrativos en la misma.
Como recomendación adicional, asegúrese de que el programa de ventas con el que deseen operar sea compatible con cualquier equipo que cuenten. Esto es posible con sistemas en línea (SaaS), que permiten almacenar la información en la nube y tenerla disponible en tiempo real desde cualquier dispositivo.
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