¿Por qué es más conveniente alquilar multifuncionales en vez de comprarlas?

 En Multifuncionales

Los equipos multifuncionales son aparatos muy completos que ofrecen impresiones, fotocopias, escaneos y otras diferentes funciones y beneficios. Pueden usarse en oficinas y cualquier tipo de negocios porque se adaptan con facilidad, ya que se trata de herramientas sofisticadas pensadas para cubrir múltiples necesidades al mismo tiempo.

Uno de los grandes beneficios de estos aparatos es que pueden configurarse incluso diferentes cuentas de correo a las cuales enviar la información que se digitaliza en ellos. De esta manera, mejora y vuelve más rápido el proceso del manejo de documentos. Además,  facilita el almacenamiento virtual de cada uno de ellos.

Aunque en ocasiones son considerados como aparatos complicados de usar por las muchas funciones que realizan, lo cierto es que se puede aprender rápidamente a usarlos con un poco de práctica y diligencia.

Hay empresas grandes que cuentan con toda una sección de fotocopiado con la finalidad de volver más rápido el sistema de impresión debido a que se mandan diversos documentos durante el día. En estos casos se requiere tener a un equipo de trabajadores designado que pueda encargarse de manipular los documentos físicos y distribuirlos en las diferentes secciones de una empresa. Más cuando se imprimen más de 500 documentos por área. En otras ocasiones esta sección es más pequeña porque la empresa tiene menos personal, y por ello puede que solo se requiera a una persona designada, o en su defecto, que cada uno haga sus impresiones.

Los multifuncionales son equipos excepcionales que se encargan de cumplir con diferentes funciones y es muy importante que una empresa cuente con ellos. Si es el caso de que una empresa no tenga idea de si es mejor comprarlo o arrendarlo, aquí ponemos algunos ejemplos sobre por qué es conveniente arrendarlos, sin importar el tipo de negocio u oficina que sean.

Tiempo de uso

Estos equipos muchas veces necesitan permanecer encendidos todo el día, dependiendo del tipo de negocio en el que se encuentren. En las grandes oficinas hay personas que copian e imprimen documentos a toda hora, por lo que su uso es continuo y acelerado, por ejemplo, los empleados de despachos contables, fiscales y financieros.

Aunque puedan utilizarse todo el día, también se necesita velocidad y calidad en las impresiones. Si un negocio requiere evolucionar conforme su industria lo hace y mantenerse actualizado con los mejores equipos, no resulta práctico comprar un producto que con el tiempo requerirá reemplazar por obsolescencia o por requerir una mayor capacidad productiva al crecer.

Además, no se debe considerar solo la velocidad o capacidad de producción de un equipo, sino que también es importante tener en cuenta sus necesidades de mantenimiento, ya que pueden provocar que esté fuera de servicio frecuentemente, afectando gravemente la productividad de las empresas donde la impresión y escaneo son constantes.

Gastos y ahorros

En general, un equipo de este tipo permite ahorrar mucho dinero en gastos de fotocopiadoras o en la compra y mantenimiento de impresoras diferentes para varias áreas, aunque contar con un equipo arrendado muchas veces permite obtener aún mayores beneficios. La renta del equipo representa un gasto inicial mucho menor que al comprar un equipo, además de que generalmente incluye pólizas de mantenimiento correctivo y preventivo en sitio, y además brindan grandes beneficios fiscales al ser deducibles en su totalidad.

Cuando se compra un equipo, al requerir cambiar el equipo por uno más nuevo y moderno, esto representa pérdidas ya que el aparato no podrá venderse al mismo precio en que se compró. Además, si el equipo se descompone al punto en que ya no funciona, implicará más gastos para la compañía para su rehabilitación antes de poder venderlo. En contraste, un equipo arrendado puede cambiarse al final del plazo de arrendamiento contratado por uno nuevo y continuar pagando un monto muy similar al que se pagó cada mes en un inicio. Por otro lado, también existen planes de arrendamiento con opción a compra que permiten a las empresas hacer suyo el equipo al final del plazo de arrendamiento por un monto muy accesible, con el fin de continuar utilizándolo, ya sin pagar una renta mensual.

Un equipo rentado a bajo costo garantiza al arrendador contar con unidades funcionales y modernas en todo momento sin necesidad de cambiarlos. Los gastos adicionales por los que debe preocuparse una empresa se reducen al papel necesario y al costo de la electricidad empleada en el funcionamiento de la impresora.

Mantenimiento y reparaciones

Como se vio en el punto anterior, el mantenimiento de una multifuncional requiere de personal que pueda estar al pendiente de sus revisiones, lo que representa un gasto extra si se tiene varios equipos. Aunque se tratara de un solo equipo y no se tuviera personal apropiado para su mantenimiento, si el equipo llega a presentar fallas una tarde de trabajo ralentiza las operaciones.

Durante todo el tiempo que no funcione representa gastos y tiempo perdido para la empresa porque se necesitan las impresiones en todo momento, ya sea por firma de contratos, copias de documentos importantes, mandar archivos urgentes, etc. Lo mas recomendable es que todo el día la máquina trabaje sin complicaciones y sin tener que llamar a técnicos.

Con los equipos multifuncionales arrendados, la responsabilidad del mantenimiento corre por parte de la compañía que los renta, y son empresas dedicadas y expertas en el uso de estos equipos que se encargan de darle revisión a los equipos cada cierto tiempo para que trabajen sin complicaciones.

De esta manera, no presentarán fallas durante un día de trabajo, y en caso de hacerlo, enseguida pueden cambiar el equipo por otro en lo que se resuelve el problema y no dejar a la oficina o negocio sin poder trabajar. Esta facilidad no se tiene si el equipo que requiere mantenimiento es propio, pues no queda más que esperar hasta que esté listo.

Practicidad

Se trata de equipos muy útiles que requiere toda oficina para trabajar con mayor facilidad y prontitud, por lo que ya no se trata de un lujo, sino de una necesidad. Estos aparatos pueden cumplir con muchas funciones a la vez y sin tener un equipo diferente para que realice cada acción.

Son sistemas prácticos y muy útiles por los que no necesitará preocuparse la compañía, ya que tendrá a una empresa encargada del cuidado de los equipos para que les den mantenimiento y reparen. Con esta ventaja, las oficinas o negocios no requieren preocuparse de ello más que de realizar su pago correspondiente.

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