Cómo darle mantenimiento a las copiadoras

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Cómo darle mantenimiento a las copiadoras

Anteriormente en este blog hablamos de la importancia de elegir cuidadosamente copiadoras y equipos de impresión, para garantizar que la implementación de su uso en un entorno de trabajo específico contribuya a hacer mejoras, tanto en los flujos de trabajo y en los niveles de productividad como en la agilización de la gestión de información. Pusimos especial énfasis en lo indispensable que resulta partir de las necesidades específicas del entorno donde vayan a utilizarse para elegirlas y en lo importante que es que se instalen correctamente; sin embargo, no tocamos un punto clave para que los equipos cumplan satisfactoriamente las funciones para las que fueron diseñados, y este es el mantenimiento que requieren.

No es suficiente haber elegido el equipo adecuado y encargarse de su correcta integración al entorno de trabajo. Tiene que recibir un mantenimiento periódico para verificar que se encuentre funcionando conforme a lo esperado, y que su operación no esté causando gastos que ocasionen una deficiencia en los niveles de productividad del grupo de trabajo. Sin un mantenimiento adecuado, el tiempo de vida útil del equipo se ve notablemente reducido, se incrementan los riesgos de que presente alguna falla o daño que detenga su operación y de que requiera de reparaciones, y se elevan los riesgos para quienes hacen uso del equipo constantemente, ya sea porque existe mayor riesgo de una avería que ocasione problemas como atascamientos, o por la exposición prolongada a los químicos que expide si no se limpia correctamente, por ejemplo.

En cualquier entorno donde se haga uso de equipo y maquinaria de cualquier tipo, es necesario implementar programas de mantenimiento que contemplen la inspección de su estado, para reducir los riesgos del personal que se encarga de su operación, y para la detección oportuna de problemas que, de no ser solucionados a tiempo, podrían representar un mayor gasto en reparaciones; en el caso específico de copiadoras y equipos de impresión, las pautas a seguir para darles un mantenimiento, se encuentran detalladas por el fabricante en el manual de usuario que se incluye con la compra. Es de suma importancia que antes de comenzar a operar el equipo, se lea el manual y se sigan sus indicaciones de cuidado y mantenimiento, las que comienzan con recomendaciones para la elección de la ubicación del equipo y el modo en que debe instalarse. En un escenario ideal, sólo el personal que cuente con conocimiento técnico en el funcionamiento de este tipo de equipos, podría encargarse de su operación, pero por lo regular cualquier persona puede utilizarlos, y por ello se recomienda que se brinde una capacitación básica a todo aquel que vaya a hacer uso de los equipos de impresión y fotocopiado. En este punto conviene aclarar que la instalación del equipo se encuentra a cargo de los técnicos autorizados por el fabricante para llevar a cabo tal tarea, y son ellos quienes pueden impartir una capacitación diseñada especialmente según el grado de acceso que tendrán para usar el equipo.

Una vez instalado el equipo y en operación, se deben contemplar inspecciones periódicas para verificar el estado en que se encuentran, siendo esta una medida de mantenimiento preventivo. Al hablar de mantenimiento, nos referimos a todas aquellas acciones que se puedan aplicar para conservar o reestablecer el estado de funcionamiento normal del equipo, y estas comprenden el llamado mantenimiento preventivo, así como el correctivo. Existen diferentes niveles de mantenimiento preventivo, como inspecciones diarias, preparación del equipo al iniciar y al finalizar la jornada, revisiones semanales y mensuales. Si bien las tareas de mantenimiento preventivo primario, como las revisiones diarias, pueden estar a cargo de personal con conocimientos básicos sobre el funcionamiento del equipo de impresión, se recomienda que un especialista las lleve a cabo.  Una de las ventajas que disfrutamos actualmente gracias al avance tecnológico, es que estas tareas de inspección son mucho más sencillas por el sistema que incorporan los equipos de impresión. Estos sistemas pueden notificar automáticamente cuando se presentan fallas en su funcionamiento, e incluso contribuyen a la corrección de la falla, en algunas ocasiones sin requerir la intervención de un operario. Si bien esta es una herramienta de gran utilización, por ningún motivo se debe considerar que supla las tareas de mantenimiento preventivo, que deben asentarse por escrito por cuestiones de seguridad en el entorno laboral.

Seguir un programa de mantenimiento preventivo permite detectar oportunamente cualquier falla que tenga el equipo, además de reemplazar a tiempo aquellos componentes que tengan desgastes, o bien, reemplazar los consumibles. De esta manera se prevén las necesidades y se reducen las probabilidades de tener que parar la operación del equipo, lo que sin duda tiene repercusiones negativas en la productividad de toda organización. Este tipo de mantenimiento se lleva a cabo incluso cuando el equipo se encuentra operando en excelentes condiciones y aunque, como su nombre lo indica, es de carácter preventivo, puede incluir el reemplazo de consumibles y la realización de reparaciones simples.

En caso de que las copiadoras presenten alguna falla, se implementa el programa de mantenimiento correctivo, que consiste precisamente en la reparación de tal falla. El mantenimiento correctivo se caracteriza por exigir una inversión en técnicos, materiales y refacciones para reparar el problema, siendo los gastos que se tienen que realizar su principal problema, seguido de la disminución de la productividad y otros, como la pérdida de confianza en el equipo por parte del personal que se encarga de operarlo. Para no tener que recurrir al mantenimiento correctivo, es que se implementan los programas de mantenimiento preventivo del que hemos hablado, los que además de las inspecciones que ya mencionamos, contemplan medidas de cuidado para evitar daños por un mal uso.

En futuras publicaciones en este blog hablaremos a mayor detalle de las características de un programa de mantenimiento y presentaremos recomendaciones para diseñar uno. Recuerda que si buscas copiadoras y equipos de impresión de la más alta calidad, en el catálogo de TEC electrónica encontrarás lo que necesitas. Contáctanos para solicitar información más detallada.

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